Come scrivere un Business Case (BC)?

Data : 10/12/2019| Categoria: FAQ| Tags:

Cos’è il Business Case? Definizione

Il Business Case rappresenta la giustificazione di progetto e comprende costi, rischi e tempistiche che servono a verificare la fattibilità continua del progetto stesso.
Il Business Case offre un insieme di informazioni utili per determinare se un progetto sia (e continui ad essere) auspicabile, fattibile e realizzabile.

A cosa serve il Business Case?

Molto spesso durante un progetto ci si concentra sul cosa si sta facendo e come, tralasciando il perché. Il Business Case è un elemento essenziale perché definisce il perché valga la pena di eseguire il lavoro.
IL BC serve a documentare la giustificazione per l’esecuzione di un progetto in base ai costi stimati rispetto ai benefici previsti, prendendo in considerazione eventuali rischi correlati.

In PRINCE2 il business case è un test fondamentale per la fattibilità del progetto; risponde alla domanda “L’investimento è ancora valido?
Il business case non è statico: deve essere mantenuto per tutta la durata del progetto ed aggiornato costantemente con le informazioni su costi, rischi e benefici non appena si rendono disponibili.
In PRINCE2 il BC preliminare viene sviluppato all’inizio del progetto e mantenuto per tutta la durata di quest’ultimo. Viene sottoposto ad una verifica formale da parte del Comitato di Progetto in corrispondenza di ciascun momento decisionale chiave e confermato durante tutto il periodo in cui si accumulano i benefici.

PRINCE2_development path Business Case

Composizione del Business Case

Il business case deve descrivere i motivi per cui si intraprende il progetto. Deve comprendere i seguenti elementi:

  • Riepilogo Esecutivo: evidenzia i punti chiave del business case, che deve comprendere i benefici e il ROI (utile sul capitale investito).
  • Motivi: spiega i motivi per cui è necessario intraprendere il progetto e in che modo quest’ultimo consentirà di realizzare le strategie e gli obiettivi aziendali.
  • Opzioni per l’azienda: analisi delle possibili opzioni di base: non prendere alcuna iniziativa, fare il minimo o fare qualcosa.
  • Benefici previsti: i benefici che il progetto conseguirà, espressi in termini misurabili. Con benefici si fa riferimento sia ai benefici qualitativi che quantitativi, che devono essere in linea con i benefici aziendali. È importante stabilire lo stato attuale di ciascun beneficio in termini quantificabili (per poter poi valutare i progressi dopo il completamento del progetto) e stabilire le modalità e i tempi di misurazione dei miglioramenti.
  • Controbenefici previsti: i risultati finali percepiti come negativi da una o più parti interessate. Sono le effettive conseguenze cui va incontro un’attività – devono essere valutati e incorporati nella valutazione dell’investimento. La differenza con il rischio è che quest’ultimo ha un livello di incertezza rispetto alla possibilità che si verifichi, il controbeneficio no.
  • Tempistica: tempi di esecuzione del progetto e periodo in cui saranno realizzati i benefici.
  • Costi: sommario dei costi, dei costi operativi correnti e dei costi di manutenzione del progetto e dei rispettivi piani di finanziamento.
  • Valutazione dell’investimento: confronta il complesso dei benefici e dei controbenefici con i costi del progetto e i costi incrementali di funzionamento e manutenzione in corso.
  • Rischi principali: valutazione e sintesi di tutti i principali rischi correlati al progetto, il loro probabile impatto e dei piani nel caso si concretizzino.

 

PRINCE2_Refine the Business Case

Dove posso trovare i dati/le fonti per elaborare il Business Case?

In ambito PRINCE2 è l’executive ad avere la responsabilità del business case. Questo non significa che è l’executive a redigerlo ma che a lui/lei spetta la responsabilità di assicurare la creazione e approvazione del business case.

In PRINCE2 il BC preliminare deriva dal mandato di progetto e viene sviluppato in fase pre-progettuale per avere l’approvazione del Comitato di Progetto. Il BC dettagliato deriva dal BC preliminare, dal Piano di progetto e dal Registro dei rischi.

Il business case riprende elementi da:

  • Mandato di progetto e Project Brief – riguardo i motivi per cui intraprendere il progetto
  • Piano di progetto – riguardo a costi e tempistiche
  • Analisi dei benefici previsti – da parte dell’utente/utenti senior
  • Analisi della convenienza economica – da parte dell’executive
  • Registro dei rischi (insieme delle informazioni relative ai rischi individuati, compresi il loro stato e storia)
  • Registro delle questioni (insieme delle informazioni relative a tutte le questioni gestite in maniera ufficiale

Formato

Il Business Case può essere preparato in diversi formati, tra cui:

  • Documento, foglio elettronico o diapositive di presentazione
  • Inserimento in uno strumento di gestione del progetto

Il business case è alla base di tutti i processi decisionali ed assicura che il progetto mantenga la sua giustificazione, assicura che si possano soddisfare le esigenze aziendali e realizzare i benefici attesi.

Scarica la tua copia del template personalizzabile Business Case PRINCE2 2017 di QRP International!

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