Il contingency plan, o piano di emergenza, è un documento che tutte le organizzazioni e nello specifico i Project Team dovrebbero stilare prima di iniziare a lavorare ad un progetto per capire come intervenire in caso di incidenti e imprevisti.
Perché è importante il contingency plan?
Nella maggior parte dei casi, nessun progetto si conclude senza intoppi o incidenti, anche se minimi. Per non ritardare rispetto al programma pianificato e per soddisfare tutte le richieste concordate con il cliente a livello qualitativo relativamente al rilascio del prodotto, è fondamentale che un Project Manager rediga e abbia sempre sotto controllo un contingency plan accurato e aggiornato in modo tale da avere già stabilito come intervenire e come muoversi per risolvere eventuali problemi.
Contingency plan VS mitigation plan
Il mitigation plan è una misura preventiva e il suo scopo è quello di diminuire le probabilità che un rischio si verifichi o ridurre la portata delle sue conseguenze, per questo risulta fondamentale che venga implementato appena possibile.
Il contingency plan, invece, è una misura correttiva e viene messo in atto quando il rischio si è ormai verificato al fine di arginarlo il più velocemente possibile e con le minori conseguenze auspicabili, limitando eventuali danni o ritardi.
Come scrivere un contingency plan
1. Svolgere le attività di BIA, Business Impact Analysis, per identificare e prioritizzare tutti gli elementi, i fattori e i componenti che sono fondamentali per l’organizzazione e per la realizzazione della sua mission.
2. Identificare i rischi principali e gli eventi specifici che potrebbero verificarsi rendendo così necessaria l’attuazione del contingency plan. Per questa attività può essere ottimale fare dei brainstorming coinvolgendo anche professionisti di reparti più tecnici che possano ampliare i punti di vista.
3. Prioritizzare i rischi sulla base delle conseguenze del loro impatto.
4. Creare un contingency plan per ogni evento identificato e definire le azioni che saranno necessarie. Inoltre, ogni step del contingency plan deve contemplare e identificare:
- chi sarà coinvolto
- che attività dovrà svolgere
- quando deve svolgere tali attività
- dove verrà attuato il piano
- come verranno eseguite le attività
5. Condividere il piano definendo linee guida chiare relativamente le attività di reporting e comunicazione lungo tutta la durata dell’implementazione del piano:
- come verranno avvisati gli stakeholder sia interni che esterni?
- Chi li notificherà e come?
- Quanto tempo dopo l’incidente avverrà la notifica?
- Ogni quanto verranno forniti degli aggiornamenti?
6. Monitorare regolarmente il plan per assicurarsi che sia aggiornato.
Le sfide nella realizzazione di un contingency plan
La redazione di un piano di contingency è spesso vista come un’attività in cui investire poco budget: poiché un eventuale incidente può non verificarsi mai e quindi il contingency plan potrebbe non essere mai messo in atto, si tende a sottovalutarne la reale importanza. Questa superficialità potrebbe in realtà portare al fallimento del progetto.
I membri del team potrebbero essere troppo sicuri o fiduciosi nella buona riuscita del piano A e rivelarsi poco motivati nella realizzazione del piano B.
Gli altri attori coinvolti nella realizzazione del progetto potrebbero non aver redatto un contingency plan o averlo fatto in modo superficiale e poco efficace. Questo può ovviamente avere forti ripercussioni anche sull’efficacia delle attività di contingency planning, anche se ben strutturate.
Può capitare che un rischio non venga correttamente identificato. Errori di questo tipo potrebbero inficiare la riuscita di tutto il contingency plan, che si rivelerebbe di fatto inutile.
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