Perché le lesson learned sono importanti per il successo del tuo progetto

Data : 28/08/2017| Categoria: Project Management| Tag:

Secondo il recente report PPM Benchmark study di Axelos, circa la metà dei project manager che non effettua o effettua raramente revisioni di progetto ha avuto esperienza di insuccesso di progetto negli ultimi 12 mesi – rispetto al 34% di coloro che effettuano sempre o spesso revisioni.
Questo dato ci porta a dare ancora maggior peso al concetto di ‘lezioni apprese’ (o lesson learned), che dovrebbe essere parte integrante del project management.

Ma perché molto spesso le lesson learned vengono trascurate?
Sicuramente i Project Manager non vogliono “fallire”. All’inizio di un progetto sei completamente concentrato sul farlo funzionare – il concetto di insuccesso non è nemmeno preso in considerazione. Il business fa pressioni per avere risultati tangibili e così aggiunge una maggiore spinta verso il punto di arrivo – anche se questo significa prendere scorciatoie. Con tutte le energie focalizzate sul punto di arrivo, è difficile riconoscere il fallimento ad ogni livello – nonostante il business case ti dica di fare esattamente così.

Una volta che il progetto è stato realizzato, l’istinto naturale è quello di andare avanti e focalizzarsi sulla prossima sfida. Se quindi la cultura all’interno di un’organizzazione porta a festeggiare i successi piuttosto che a fare un passo indietro per vedere cosa poteva essere fatto meglio, questo cambiamento non avverrà mai. Con tante lezioni apprese durante il progetto, è veramente un peccato che tutta questa conoscenza venga semplicemente cancellata alla fine del progetto.

Ma perché è importante per un’organizzazione incoraggiare i dipendenti a condividere cosa hanno imparato durante un progetto (sia in senso positivo che negativo)?
Prima di tutto, aiuta a promuovere il coinvolgimento dei dipendenti. Investire il tempo ad ascoltare dimostra una leadership solidale e favorisce un ambiente di lavoro positivo – entrambi fattori molto positivi all’interno di un’organizzazione. Infatti, se gestita correttamente, la condivisione può essere più effettiva e meno costosa di altri mezzi di team building.
Un’organizzazione, chiedendo ad ognuno di fornire un feedback e di esprimere opinioni in maniera formale, può creare maggiore empatia tra i team member, e quindi migliore comprensione di ogni ruolo e di come funzionano insieme per raggiungere gli obiettivi.
Al livello pratico, fornire uno spazio in cui le persone possano parlare dei loro problemi significa che ogni problema viene risolto velocemente e voci potenzialmente negative vengono ridirette verso una conversazione molto più produttiva.

È fondamentale, tuttavia, che le organizzazioni non si fermino alle mere dichiarazioni ma registrino le lesson learned.
Qui è dove il principio di PRINCE2 di apprendimento dall’esperienza può fornire una struttura best practice molto utile, se seguita correttamente. Altrimenti sarà semplicemente un esercizio di compilazione. Guidata dal project manager, la registrazione delle lesson learned dovrebbe essere usata sin dall’inizio come un documento da usare sempre e non come qualcosa da rivedere alla fine, quando la maggior parte delle informazioni sono state dimenticate. Il suo vero valore sta nella condivisione di questa conoscenza tra numerosi project manager, in modo che queste lezioni diventino parte del DNA del team.

Ecco tre cose che i project manager dovrebbero fare:

  • Dare valore alle lesson learned: se non dai valore all’output dalle lesson learned, allora non lo farà nessun altro. È quindi importante organizzare una sessione in cui la voce di tutti viene ascoltata.
  • Considerare un mediatore: potresti dover chiedere a qualcun altro di guidare il meeting. Stabilire delle regole di base crea uno spazio neutrale nel quale discutere i problemi.
  • Focalizzati sul miglioramento: la chiave è essere obiettivi; non è un incontro in cui puntare il dito contro qualcuno o biasimare. L’obiettivo è quello di creare fiducia nel processo di gestione e credere nel valore dei risultati.

Una nuova mentalità
L’insuccesso non è qualcosa da temere. Non dovrebbe essere un argomento taboo, ma dovrebbe far parte dell’andare avanti e del responsabilizzare un team attraverso nuovi modi di pensare. Molti imprenditori di successo sono arrivati dove sono ora grazie a quello che hanno imparato dopo i loro errori. Il trucco è quello di analizzarli per poter fare diversamente la volta successiva. Per dirlo con le parole di Samuel Beckett: Ho provato. Ho fallito. Non importa. Riproverò. Fallirò meglio”.

Articolo originale pubblicato sul blog Axelos: “How to use ‘lessons learned’ to reduce project failure” di Ana Bertacchini.

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