Le sfide moderne del Project Management: l’analisi di Axelos

Il PPM Benchmarking report 2017 di Axelos ha un titolo molto interessante e significativo: “Il valore dell’Eccellenza nel Project Management.
Come scritto nella prefazione da Cameron Stewart, Responsabile PPM Product Development per Axelos:

Questo report intende stabilire le fondamenta per una pubblicazione annuale intesa a  fornire un’analisi del mercato del project e programme management (PPM) per i nostri membri, la nostra community e i nostri partner.”

Dai risultati emergono una serie di aspetti che possono essere categorizzati sotto una soluzione: eccellenza nel project management. Project manager, PMO e organizzazioni hanno la responsibilità di creare questa cultura di eccellenza altrimenti si troveranno nella situazione in cui gli investimenti non porteranno i vantaggi competitivi che stanno cercando.

Non sorprende che venga chiesto ai project manager di fare di più con meno. È un trend che non può essere paragonato a nessun’altra funzione di business. Tuttavia, una carenza di risorse o tempo porta a tagliare i costi a livello strategico e operativo. La consapevolezza delle metodologie di project management è alta nel settore. Ma c’è un gap tra consapevolezza e diffusione. Sfortunatamente, le organizzazioni stanno investendo meno nello sviluppo professionale dei loro project manager, e questo porta, come ha dimostrato la ricerca, a conseguenze di ampia portata.”

LE PRESSIONI NEL PROJECT MANAGEMENT ODIERNO

I Project manager (e i progetti di cui sono responsabili) non sono immuni agli effetti di un’economia globale in mutamento. Infatti, la maggior parte dei project manager riconosce una maggiore competizione nel business che porta ad alcuni effetti. Alcuni risultati:

  • Il 76% degli intervistati afferma che “l’ambiente di business è diventato più competitivo”
  • Il 74% dichiara che “budget e tempistiche sono più stretti perché clienti/stakeholder richiedono maggior valore dai progetti”
  • Il 65% afferma che “ai Project Manager è richiesto di consegnare più progetti in tempi più stretti”

Inoltre, gli sviluppi nella tecnologia aggiungono  una loro serie di problemi che comportano una maggiore complessità nella realizzazione dei progetti, maggiori rischi e un impatto sui margini di profitto.

LA MATURITÀ DEL PROJECT MANAGEMENT ALL’INTERNO DELLE ORGANIZZAZIONI

La maturità del project management in molte organizzazioni è ancora lontana rispetto a dove dovrebbe essere per essere in grado di rispondere all’accresciuta domanda di più progetti nello stesso tempo e allo stesso costo. Una misura di maturità può venire dal P3M3 Maturity Model, ma ancora:

  • meno del 20% delle organizzazioni dichiara di avere processi consolidati, con miglioramenti continui basati su monitoraggi e feedback
  • solo il 53% dei project manager descrive la funzione del project management come “influente”

Nonostante sia incoraggiante vedere che i PMO  sono stati implementati in più della metà delle organizzazioni, la loro integrazione a più alti livelli è lontana da dove dovrebbe essere. Se il project management continua ad essere sotto-rappresentato ad un livello senior allora questo avrà un impatto sulla realizzazione dei progetti.

LE SFIDE AFFRONTATE OGGI DAI PROJECT MANAGER

In cima alla lista delle sfide affrontate oggi dai Project Manager c’è “tempistiche troppo ambiziose” per i progetti, seguita subito dopo da “cambiamenti nei project brief e nelle aspettative”. Tenendo conto dei fattori come l’aumento di progetti da realizzare nello stesso arco di tempo e il relativo isolamento del PMO nelle organizzazioni, si tratta di sfide molto ambiziose per i project manager. Subito dopo nella lista ci sono anche sfide come “mancanza di comunicazione”, “mancanza delle giuste persone per il lavoro”, “budget poco realistici” e “pratiche di lavoro inefficienti”.

  • La metà dei project manager sente che i propri progetti non hanno le giuste risorse, fattore che porta al fallimento dei progetti nel 43% dei casi
  • Il 56% dei project manager dichiara di aver assistito a cambiamenti significativi nel project brief e nelle aspettative e questo porta al fallimento dei progetti nel 48% dei casi

AGILE

Agile continua ad essere un tema caldo nel project management. C’è una grande richiesta di tecniche agile tra i project manager, ma ancora quest’entusiasmo non è visibile a livello aziendale. Come mai così tante organizzazioni sono così caute nell’adottare agile? Potrebbe essere dovuto alla mancanza di piena comprensione di agile: la parola ‘agile’ è ancora percepita come l’ultima moda. I Project manager hanno bisogno di educare il business, dimostrando il valore che agile potrebbe apportare per realizzare la quantità di progetti che le organizzazioni richiedono. Le organizzazioni devono salire sul “treno Agile”. Lavorare in maniera agile permette ai project manager di rispondere alle esigenze aziendali in continua evoluzione. Ma per il momento l’interesse per l’adozione di agile a livello aziendale è ancora bassa.

  • Il 77% degli intervistati vede valore nel lavorare in maniera più agile e solo il 2% non vede nessun valore aggiunto
  • Meno della metà (46%) degli intervistati dichiara che c’è un interesse significativo all’adozione di tecniche agile all’interno della loro funzione; percentuale che scende al 39% passando a livello aziendale

APPRENDIMENTO E SVILUPPO

Questa ricerca ha identificato molte sfide che i project manager stanno affrontando, ma ci sono anche dei risultati positivi, soprattutto riguardo la crescita professionale. Lo sviluppo professionale continuo è un’attività che solitamente viene associata a professioni nel settore della contabilità, della medicina e di legge. Tuttavia, la maggior parte dei project manager ne riconosce l’importanza e sta investendo nello sviluppo professionale. L’unico ostacolo che potrebbe trattenerli è la mancanza di investimenti da parte delle aziende.

In fondo, a guardar bene, sia i professionisti che le organizzazioni hanno lo stesso scopo. I professionisti vogliono adempiere il loro lavoro in maniera più efficiente possibile e le organizzazioni vogliono migliorare l’efficienza dei loro team.