L’importanza della trasparenza nel Project Management

La parola trasparenza all’interno di un progetto può essere definita come “la qualità di essere svolto in maniera aperta, senza segreti”. Nel regno dei progetti e dei processi, significa gestire un progetto in cui tutti i membri del team possono accedere a tutte le informazioni rilevanti in modo semplice ed efficiente.

Inoltre nel project management significa che i collaboratori hanno un accesso facile e veloce alla documentazione di progetto e alle informazioni necessarie per completare le loro attività. Allo stesso tempo, tutte le risorse che lavorano al progetto hanno una comprensione accurata e in tempo reale dello stato di completamento del lavoro all’interno del progetto. Per questo motivo la trasparenza del progetto porta a risultati migliori sia per il team che per il progetto stesso.

Un progetto diventa trasparente se si riscontrano le seguenti caratteristiche:

• I team member possono facilmente accedere e lavorare con i dati del progetto, indipendentemente da dove si trovino
• Si garantisce che i dati siano accurati e forniti dalla fonti ufficiali.
• Si ha una migliore comprensione del progetto
• Maggiore produttività del team
• Maggiore responsabilità tra i membri del team
• Comunicazioni trasparenti

Avere a portata di mano le informazioni relative al progetto fa risparmiare tempo

Quando si tratta di portare avanti i progetti e fare progressi, tutti i membri del team devono avere accesso alle informazioni di cui hanno bisogno per completare efficacemente le attività.

Ad esempio, se i membri del team scoprono un problema e necessitano di informazioni relative al progetto, una buona trasparenza del progetto garantirà loro di avere queste informazioni a portata di mano. L’ultima cosa che si vuole ottenere  è che questi membri del team inizino a contattare altri dipendenti alla ricerca delle informazioni pertinenti necessarie per completare con successo le loro attività.

Qual è la soluzione? Si potrebbe utilizzare un sistema digitale centralizzato per memorizzare le informazioni rilevanti per un progetto. Con tutto in un unico posto, i membri del team possono accedere rapidamente alle informazioni senza rallentare i loro flussi di lavoro o interrompere gli altri. Un software di completamento del progetto può archiviare tutta la documentazione relativa al progetto e assegnarla a oggetti o sistemi.

Tracking del progetto in tempo reale

I progetti di successo sono sempre il risultato di una buona pianificazione, programmazione e reporting. Ed è difficile arrivare ad un buon progetto finale senza tutti questi fattori.

Se la tua azienda non è in grado di tenere traccia dell’avanzamento del progetto a causa di report imprecisi, le risorse avranno difficoltà a pianificare la fase successiva del progetto. Senza un’accurata pianificazione, la programmazione di team, dipendenti e risorse non sarà accurata. Pertanto creerà ritardi e sforamenti. Soprattutto quando si hanno problematiche di progetto che devono essere risolte.

Con un progetto trasparente, le risorse avranno sempre il polso del progetto. Conosceranno esattamente lo stato del progetto e saranno in grado di pianificare e programmare in anticipo. Di conseguenza riducendo al minimo il rischio di interrompere il flusso di lavoro e subire ritardi.

La trasparenza aumenta la fiducia e la produttività del team

Proprio come è probabile che i consumatori diventino fedeli a un marchio che offre trasparenza, è probabile che i membri del team di progetto si fidino maggiormente l’uno dell’altro, del loro project manager e di altri stakeholder se la trasparenza è supportata e incoraggiata nel team e nell’organizzazione. Tutti sanno che qualsiasi informazione necessaria e ritenuta importante sarà disponibile e condivisa apertamente per consentire a chiunque di svolgere bene il proprio compito. Inoltre, le risorse sono inclini a offrire aiuto e dare il massimo perché credono in ciò che stanno facendo e sanno che il successo del team o dell’organizzazione è anche il loro successo individuale.

Un team produttivo è in grado di ottenere più risultati del previsto. Quando un membro del team performa meglio di altri, la trasparenza aiuta a mostrarlo. Può avere una migliore performance forse grazie a migliori capacità, migliori skill tecniche o una migliore comprensione di ciò che deve fare. A sua volta, questo membro del team può fare da coach per gli altri membri, in modo che tutti lavorino ad un ritmo più o meno uguale. In questo modo viene riconosciuto il lavoro di chi ha dato un maggiore contributo e gli altri membri del team ottengono un aggiornamento delle loro conoscenze o abilità. L’effetto complessivo è una maggiore produttività per l’intero team e maggiori possibilità di successo per il progetto.

Un altro aspetto importante della trasparenza è la libertà di fornire feedback senza il timore di imbarazzo o ritorsioni. Parte della gestione del progetto è incoraggiare e formalizzare il feedback. Ciò può rivelare inefficienze nei processi attuali e aiutare a far ripartire le discussioni sul modo migliore per andare avanti in modo che tutti ne traggano vantaggio. Il team deve sentirsi a proprio agio nel parlare, il che è un risultato diretto di quanto i dipendenti hanno il potere di parlare.

Conclusioni

La trasparenza nella gestione dei progetti può portare molti vantaggi per un’azienda. Può mantenere il team allineato, creare fiducia e creare una cultura del lavoro ben organizzata.

Affinché i dipendenti sentano propria la vision di ogni progetto e si sentano ispirati durante tutto il processo, è necessario dare la priorità a pratiche di project management efficienti per contribuire a creare questo tipo di successo.

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Fonti:

https://thedigitalprojectmanager.com/projects/communication/value-transparency-project-management/