Come organizzare un team PMP

La composizione di un team varia in base a diversi fattori: tipologia di progetto su cui lavora, ambito di business, dimensioni aziendali e ovviamente metodologia di lavoro applicata. In questo articolo approfondiremo come costruire al meglio un team secondo le linee guida del PMBOK del PMI, quindi secondo quanto stabilito dalla certificazione PMP.

Team building: cos’è?

Il team building è il processo di unire in un gruppo di lavoro singoli professionisti con diverse competenze, background ed esperienze unendole in un team di lavoro unitario ed integrato.

In questo processo di trasformazione, obiettivi ed energie dei singoli collaboratori si uniscono a supporto degli obiettivi del team.

Il concetto di “team building” acquisisce maggiore rilevanza quando le gerarchie burocratiche diminuiscono e le strutture di lavoro orizzontali acquistano sempre maggiore valore. Nella maggior parte dei casi, il team building indica le relazioni tra pari colleghi che abbiano grande varietà di skill.

Pratica da evitare ed arginare è quella del “single-point-of-failure, ovvero le situazioni in cui all’interno del team una sola persona ha determinate competenze. Le conseguenze legate a questa eventualità sono chiaramente deducibili: nel caso in cui la risorsa dovesse decidere di cambiare azienda o se fosse spostata internamente in un altro team, il gruppo di lavoro rimarrebbe scoperto di alcune competenze fondamentali.

Team Performance Domain nel PMBOK

Il Team Performance Domain indica attività e funzioni associate alle persone che sono responsabili della produzione dei derivable di un progetto che realizzano gli outcome di business.

Questa è la definizione data dal PMBOK, secondo cui la corretta esecuzione del dominio di performance ha 3 diversi outcome possibili:

1. Ownership condivisa;
2. Team altamente performante;
3. Tutti i membri del team dimostrano leadership e altre skill interpersonali.

Il Performance Domain stabilisce una cultura e un ambiente che permettono a un insieme di professionisti diversi di unirsi ed evolversi in un team di progetto ad alte prestazioni. In particolare, gli elementi coinvolti nel Team Performance Domain sono:

• Project Manager: la persona a cui viene richiesto dall’organizzazione responsabile di guidare il team di progetto e che risulta responsabile del raggiungimento o meno degli obiettivi di progetto.
• Project Management Team: tutti i membri del project team che sono direttamente coinvolti nelle attività di Project Management.
• Project Team: un insieme di singoli professionisti che lavorano congiuntamente al progetto per raggiungerne gli obiettivi.

L’importanza della leadership in PMP

Il compito del Project Manager non è solo quello di dimostrare conoscenze, skill, capacità di utilizzo di strumenti e tecniche, ma è fondamentale che abbia anche competenze di leadership.

In cosa le attività di management si discostano da quelle di leadership? E perché è così importante integrarle? Vediamo le differenze:

• Attività di management: si focalizzano sul raggiungere gli obiettivi del progetto, come ad esempio garantire l’efficacia di processi, pianificazione, coordinazione e controllo. Le attività di management possono essere centralizzate o distribuite ma le responsabilità principali devono comunque essere assegnate ad un singolo.
• Attività di leadership: si focalizzano sulle persone, ovvero su attività come motivare, influenzare positivamente, ascoltare, facilitare e tutto ciò che può avere a che fare con il project team. Queste attività devono essere svolte da tutti i membri del team di progetto.

Per approfondire leggi anche: Le 5 soft skill indispensabili per un Project Manager

Servant Leadership: cos’è e come funziona?

Le attività di leadership e di management possono essere gestite in modi diversi a seconda delle necessità del team, dove ad esempio può mancare una figura di Project Manager le cui veci vengono svolte da ogni membro in specifiche attività oppure il ruolo può essere ricoperto “a turno” da diversi membri del Project Team. In queste situazioni è particolarmente importante lo sviluppo della Servant Leadership.

Servant Leadership è uno stile di leadership che si concentra sulla comprensione e sulla risposta alle esigenze e allo sviluppo dei membri del team di progetto al fine di consentire le massime prestazioni possibili del team di progetto. I Servant Leader pongono l’accento sullo sviluppo dei membri del team di progetto al massimo potenziale concentrandosi sulle seguenti domande principali:

• I membri del team stanno crescendo individualmente?
• I membri del team stanno diventando più consapevoli, competenti, meno stressati e autonomi?
• I membri del team sono sulla giusta strada per diventare Servant Leader?

I Servant Leader lavorano affinchè i membri del team riescano ad auto-organizzarsi e aumentare in modo graduale il proprio livello di autonomia e la capacità di prendere decisioni strategiche.

Sviluppo di un team: elementi fondamentali in PMP

A prescindere dallo stile di management, il PMBOK identifica degli aspetti comuni per lo sviluppo di un Project Team di successo:

• Visione ed obiettivi: tutti i membri del team devono avere ben chiari “dove bisogna andare con il progetto”. Visione ed obiettivi devono essere comunicati ed esplicitati lungo tutto il ciclo di vita del progetto.
• Ruoli e responsabilità: altro elemento su cui è essenziale fare chiarezza per la riuscita del progetto, se i membri sanno chi deve fare quali attività, come è strutturato il lavoro e a chi rivolgersi in caso di necessità, issue e problematiche di vario genere possono sicuramente essere arginate molto facilmente.
• Project Team Operations: facilitare la comunicazione del team di progetto, la risoluzione dei problemi e il processo di raggiungimento del consenso può comprendere anche lo sviluppo di un project team charter e una serie di linee guida operative o norme.
• Linee guida: le linee guida aiutano tutto il team di progetto ad andare nella giusta direzione.
• Crescita: identificare le aree in cui il Project Team sta performando molto bene ed evidenziare dove invece dovrebbe migliorare le proprie prestazioni aiuta il gruppo di lavoro a crescere, individuare obiettivi e raggiungerli sostenendo anche i singoli membri nella propria crescita personale e professionale.

In conclusione

Il PMBOK 7 dà molta importanza alla collaborazione e al lavoro del Team. Sicuramente è ormai diventato chiaro a tutti i professionisti in Project Management che avere dei Project Manager “illuminati” non è più la chiave per il successo dei progetti, non è più il singolo che può determinare il successo di un lavoro durato mesi (o addirittura anni!), ma è la collaborazione e il lavoro di tutti i membri che compongono il team.

A questo proposito abbiamo anche intervistato Enrico Zanieri, esperto Project Manager con oltre 20 anni di carriera e LinkedIn Top Voice della sezione lavoro, QUI l’intervista completa.

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