Vacanze & Project Management: organizziamole al meglio!

Data : 06/06/2022| Categoria: Glossario Best Practices|

Se PRINCE2 ci insegna che “tutto può essere gestito come un progetto”, allora perché non organizzare le vacanze in modo sistematico e pensare alle ferie come ad un progetto? Questo aiuterà sicuramente ad arrivare con più serenità al tanto agognato periodo di relax grazie ad un’organizzazione impeccabile tutti potranno godersi i giorni di riposo sapendo che quello che poteva essere definito è già stato fatto.

In questo articolo capiamo come questo possa essere messo in pratica grazie a diversi principi, best practice e concetti di alcune metodologie!

Stabilire le tolleranze

Altro elemento fondamentale è quello di capire quali sono le tolleranze per gli elementi principali per l’organizzazione di un viaggio, che possono essere identificati in:

  • Date
  • Budget
  • Luogo

Questi sono i 3 elementi principali per poter organizzare una vacanza e stabilire quali sono le tolleranze per ciascuno di essi è fondamentale per portare a compimento il progetto.

Lesson Learned

Difficilmente questo sarà il primo anno in cui organizzerete delle vacanze, quindi il primo step è quello di fare un bilancio degli anni passati: cosa è andato bene? Cosa poteva andare meglio? Cosa proprio non ha funzionato?

Mettere in pratica quello che si è appreso dalle esperienze passate e da progetti precedenti è uno dei primi principi per lavorare con successo ad un progetto.

Per approfondire leggi anchePerché le lesson learned sono importanti per il successo del tuo progetto

Coinvolgere gli stakeholder e definire ruoli e responsabilità

Quando si va in vacanza in gruppo, è giusto sfruttare le abilità di ogni membro che prenderà parte al viaggio e assegnare i compiti in modo tale da dividere le responsabilità su più persone, essere coinvolti nelle decisioni e soprattutto distribuire la “tensione” su più persone.

Inoltre, questo metodo aiuta anche ad essere tutti sempre aggiornati sullo svolgersi e il procedere della pianificazione e aiuta a creare un gruppo coeso e consapevole di quale sarà il viaggio senza creare frustrazioni: suddividendo le responsabilità si evita che la pressione dell’organizzazione gravi su un solo membro del gruppo.

Fattori fondamentali di questo step sono:

  • Creare flussi di lavoro efficienti (stabilire con precisione itinerario e luogo di arrivo e di ripartenza, una volta prenotato il volo, prenotare l’albergo e le macchine da affittare, ecc…).
  • Fare in modo che chi si occupa dei diversi aspetti della vacanza possa comunicare in modo agevole e organizzato.
  • Avere sempre presente le tolleranze e gestirle in modo efficiente.

Se non sai come, quando e soprattutto perché è importante coinvolgere gli stakeholder in un progetto, leggi anche questo articolo.

Avanzare iterativamente

Uno dei principi ITIL è proprio quello di procedere nei progetti in modo iterativo ovvero suddividendo un progetto in sezioni ridotte e gestibili andando quindi per gradi:

  • Destinazione
  • Itinerario
  • Volo
  • Alloggio
  • Affitto delle macchine

Questi e molti altri sono alcuni dei sotto-progetti in cui può essere suddivisa l’organizzazione delle vacanze in senso lato.

Organizzare sessioni di aggiornamento e brainstorming

Tutto il team deve poter esprimere le proprie preferenze riguardo gli elementi fondamentali della vacanza (destinazione, itinerario, date, metodo di spostamento, attrazioni da visitare, …) ed essere costantemente aggiornato sullo stato di avanzamento dell’organizzazione (cosa è già stato stabilito, cosa è stato prenotato e cosa invece è ancora in fase di definizione).

Questo aiuta sicuramente a prevenire i problemi dell’ultimo minuto (es. abbiamo affittato le macchine ma ci sono troppi bagagli!) e ad evitare momenti di stress e tensione durante quelli che devono essere meritati giorni di relax.

Essere Agile

Tutti sanno che problemi o momenti di crisi capitano anche nei progetti meglio organizzati e strutturati. Nel caso in cui durante i giorni di ferie dovessero capitare incidenti o problemi di qualsiasi tipo, mantenere un mindset Agile è fondamentale: sapersi adattare all’evolversi delle situazioni e capire come agire è la soluzione migliore.

In conclusione

Questo tipo di organizzazione vi aiuterà a gestire al meglio la programmazione delle ferie e ad arginare il più possibile qualsiasi tipo di problema. Unire le best practice di diverse metodologie in modo tale da poter mettere in atto quelle che meglio si adattano alla situazione e alle necessità è molto importante in casi come questo.

Una volta organizzata la vacanza perfetta, non vi resta che godervela!

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