Come scrivere un project status report

Il project status report è fondamentale nella lavorazione di un progetto: permette a tutte le parti interessate di essere periodicamente aggiornate sulla lavorazione e su possibili problemi o incidenti. In questo articolo approfondiamo il project status report e vediamo alcuni consigli per redigerlo al meglio.

Cos’è il project status report perché è importante per la riuscita di un progetto?

I project status report sono aggiornamenti a cadenza regolare sui progressi fatti in merito ad un determinato progetto. Danno risposte concise e strutturate ai dubbi e alle domande che possono sorgere a tutti i membri del team, stakeholder e project board.

Lo scopo principale di un project status report è quello di mantenere allineati tutti coloro che sono coinvolti nel progetto, segnalando progressi, ritardi e costi. L’allineamento continuo e costante evita fraintendimenti su eventuali ritardi o problemi nella lavorazione e permette di mantenere il punto della situazione senza possibilità’ di errore.

Il project status report va sempre confrontato con il project plan per capire se il progetto sta progredendo come stabilito o se si stanno verificando ritardi o incongruenze.

Quali informazioni inserire in un project status report?

Le informazioni che devono generalmente essere condivise all’interno di un project status report sono:

• Il lavoro che è stato completato
• Il planning delle attività ancora da svolgere
• Aggiornamenti relativi budget e tempistiche
• Un elenco delle azioni da intraprendere
• Report di issue e rischi e di tutto quello che è stato fatto relativamente ad essi

Come scrivere un project status report?

Ci sono alcune best practice che è sempre bene considerare mentre si lavora ad un project status report:

1. Il Project brief
2. Il nome del report
3. Indica chiaramente se il progetto è in ritardo
4. Fornisci subito le informazioni necessarie
5. Scegli gli argomenti più importanti su cui focalizzare il report
6. Esponi tutti i problemi e gli incidenti
7. Inserisci elementi visivi
8. Aggiungi note per evidenziare quello che ritieni rilevante

1. Il project brief

Per scrivere un project status report che sia corretto e coerente, questo deve essere allineato al project brief che è stato precedentemente concordato.

Scarica il nostro Project Brief Template.

2. Il nome del report

Il nome del report deve avere chiaro riferimento al progetto su cui si sta lavorando. Se il documento che stai creando avrà cadenza mensile, l’opzione migliore è utilizzare proprio il mese per distinguerlo dai successivi. Per esempio:

• Maggio 2021 – Aggiornamento software
• Giugno 2021 – Aggiornamento software

Se la cadenza di consegna è più ristretta rispetto a quella mensile, ad esempio settimanale, una soluzione potrebbe essere la seguente:

• Maggio 2021 – Aggiornamento software – week 1
• Maggio 2021 – Aggiornamento software – week 2
• Maggio 2021 – Aggiornamento software – week 3

3. Indica chiaramente se il progetto è in ritardo

Sia che la lavorazione sia in tempo che in ritardo, questa informazione deve essere subito chiara a chi legge il report per evitare possibili fraintendimenti.

4. Fornisci subito le informazioni necessarie

Dopo aver indicato se il progetto è in linea con il piano di marcia o se è in ritardo, riassumi in 2 o 3 righe gli elementi più importanti del progetto.

L’obiettivo è quello di fornire le informazioni fondamentali anche a chi non leggerà interamente il report.

5. Scegli gli argomenti più importanti su cui focalizzare il report

I project status report sono a cadenza regolare, per questo in ogni nuovo documento è necessario dare le informazioni relative al periodo di interesse che va dalla consegna del project status report precedente.

Gli aggiornamenti possono essere suddivisi:

• Cronologicamente a partire dall’ultimo project status report fino a quello in questione;
• Raggruppando i progressi per ruolo o per team di lavoro.

6. Esponi tutti i problemi e gli incidenti

Tutti i progetti incappano in problemi e incidenti che devono essere correttamente evidenziati. Soprattutto, è importante mantenere aggiornati gli stakeholder sugli issue insorti durante la lavorazione in modo tale che siano al corrente di eventuali interventi correttivi che saranno necessari successivamente.

7. Inserisci elementi visivi

Grafici, tabelle e diagrammi sono di grande aiuto per spiegare i progressi e i lavori svolti durante un periodo di tempo. Per questo è fondamentale utilizzarli per rendere subito visibili le informazioni più importanti in modo tale che risaltino a colpo d’occhio anche a chi non ha le conoscenze tecniche e formali per comprendere tutti i contenuti del report.

8. Aggiungi note per evidenziare quello che ritieni rilevante

Il punto di vista e le annotazioni di un/una Project Manager relativamente alla lavorazione di un progetto sono fondamentali ed estremamente rilevanti. Per questo è un valore aggiunto estremamente importante quello di aggiungere delle note e dei commenti relativamente ad alcuni punti salienti per spiegare in modo più chiaro e completo come si è svolto il processo di lavorazione.

Project Report in PRINCE2

In PRINCE2 viene data grande importanza ai report e alle loro funzioni e vengono infatti definiti diversi tipi di report lungo tutte le fasi di sviluppo di un progetto, tra questi:

• Checkpoint Report
• Highlight Report
• End Stage Report
• End Project Report

Checkpoint Report

Questi report sono compilati dal team di progetto per aggiornare il/la Project Manager e contengono informazioni relativamente ai progressi effettivamente raggiunti rispetto a quelli stabiliti relativamente allo stage plan o al work package. La frequenza con cui il/la Project Manager riceverà i checkpoint report viene stabilita in anticipo in base alle peculiarità del progetto.

Scarica il nostro Checkpoint Report template!

Highlight Report

L’Highlight Report è utilizzato dal Project Manager e presentato al Project Board. Si tratta si un breve report non dettagliato che sottolinea i progressi del progetto rispetto a quanto stabilito nello stage plan sottolineando lo stato attuale delle tolleranze in termini di tempo, costi, qualità, portata, benefici e rischi.

End Stage Report

Come intuibile dal nome stesso, l’End Stage Report viene prodotto a conclusione di ogni stage al fine di confrontare i progressi fatti con quelli che erano stati programmati. Questo documento aiuta il Project Board a decidere se continuare con il progetto o fare dei cambiamenti (anche sostanziali).

End Project Report

Questo Report viene prodotto quando il progetto si sta avvicinando alla conclusione e sarà utilizzato dal Project Board per valutare che i progressi e i risultati raggiunti e autorizzare la chiusura del progetto.

Per approfondire leggi anche:

• Come scrivere un Business Case (BC)?
• Come scrivere la Documentazione dell’inizio del progetto (DIP)?
• Cos’è un contingency plan e come scriverlo?

Se vuoi scoprire come gestire al meglio un progetto e approfondire PRINCE2, il metodo di project management più usato al mondo, scopri le date del nostro corso PRINCE2 Foundation o scrivici per tutte le informazioni.