La consegna puntuale è l’El Dorado del project management. Nessuno vorrebbe essere in ritardo per una consegna importante. Quando la deadline si avvicina e si è in ritardo, il project manager e il project team lavorano a ritmi sfrenati per poter rispettare la scadenza. Tutti lavorano fino a tardi e durante i weekend. Tutto questo porta stress e sovraccarico di lavoro.
Ma c’è un modo migliore per consegnare rispettando i tempi: si chiama time-boxing.
Time-box: cos’è?
Cos’è una time-box? Una time-box ha una data finale, che è fissa, ma il lavoro da fare è variabile. Se sei in ritardo, hai un’opzione che ti permette di fare di meno e questa opzione è chiara ed approvata sin dall’inizio. Se hai meno da fare, probabilmente puoi ritornare ad essere nelle tempistiche pianificate. Prima che la timebox inizi, hai bisogno di pianificare il lavoro da fare, e dopo dovrai accordarti su come prioritizzarlo.
Ecco un esempio, per un semplice progetto per ri-ordinare e ri-dipingere un garage.
Senza una time-box, potresti aver bisogno di elencare i tuoi bisogni in qualsiasi ordine, forse in ordine di lavoro
- Ordinare il contenuto degli scatoloni
- Riciclare la spazzatura
- Installare nuove illuminazioni
- Comprare nuovi strumenti
- Ripavimentazione
- Verniciare le pareti e il soffitto
- Dipingere il legno
Senza una time-box, se finisci il tempo, potresti dover fare di fretta le ultime mansioni di pittura. Se vuoi fare un buon lavoro, dipingerai fino a mezzanotte, e sarai completamente stressato/a…
Usando le time-box, puoi mantenere la calma ed evitare il panico. Ti concentrerai sull’essenziale e sarai sicuro che quell’essenziale sarà consegnato in tempo. Il trucco è, prima di iniziare a lavorare, avere le time box concordate. Hai bisogno di prioritizzare la lista dei bisogni.
Time-boxing & lista delle priorità
— Must have —
- Verniciare le pareti e il soffitto
- Dipingere il legno
- Riciclare la spazzatura
— Should have —
- Ripavimentazione
- Installare nuove illuminazioni
— Could have —
- Ordinare il contenuto degli scatoloni
- Comprare nuovi strumenti
Se siamo un poco in ritardo, diminuiremo uno o più elementi dalla lista “could have”. Se siamo veramente indietro con la pianificazione, tutti gli elementi “could have” e uno o più “should have” non saranno fatti. Pianificheremo il nostro lavoro di conseguenza, con i “must have” all’inizio delle attività e i “could have” più avanti.
La prima volta che usi il time-boxing, potresti scontrarti con colleghi che non possono o non vogliono prioritizzare i loro bisogni. Il tuo capo potrebbe dirti che tutto è priorità. Niente è negoziabile. Non è assolutamente vero, specialmente se per voi è importante consegnare in tempo. Potresti dover “educare” il tuo capo. Potresti aver bisogno di sostenere i tuoi colleghi nella scelta delle vere priorità.
Time-boxing & PRINCE2
Se usi un metodo come PRINCE2, puoi aggiungere le time-boxing al tuo lavoro. In termini PRINCE2, una fase o un pacchetto di lavoro potrebbero essere una time-box. Ti impegni a consegnare in tempo (no tolleranza sulle tempistiche), ma hai molta più flessibilità su cosa consegni, utilizzando la tua lista (quindi hai un’alta tolleranza sull’ambito).
Un’altra possibilità è quella di scegliere un metodo Agile come AgilePM, che è costruito intorno a time-boxe e liste prioritizzate. Questo metodo usa l’acronimo MoSCoW per Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have per aiutarti a ricordare di prioritizzare.
Quindi se ti capita spesso di lottare con le deadline, hai a disposizione una soluzione migliore, che ti farà evitare stress dell’ultimo minuto e panico. Se vuoi consegnare in tempo, allora è il momento di utilizzare le time-boxe.
