Onboarding: come integrare nuove risorse nel tuo team agile

Data : 11/08/2020| Categoria: Agile| Tags: ,

Questi mesi difficili ci hanno sicuramente aiutato ad apprezzare ancora di più l’importanza di un team competente e flessibile. In tempi difficili è fondamentale adattarsi al cambiamento. Cosa succede quando hai delle nuove risorse nel tuo team, arrivate attraverso il recruitment o trasferimento da un altro dipartimento dell’organizzazione? Quanto tempo è necessario perché siano operative? Quanto velocemente possono adattarsi al modo di lavorare agile?

“Onboarding” è il termine utilizzato per descrivere la situazione in cui nuovi dipendenti entrano a far parte di un’organizzazione o team. Con “onboarding” non si fa riferimento solo all’inserimento ed orientamento, ma a tutta la gestione del processo di integrazione del nuovo personale, dal colloquio al momento in cui la risorsa fa effettivamente parte del team. Quindi il passaggio dall’esterno all’interno del team.

I team agile sono autonomi, cross-funzionali e si autodeterminano e per una nuova risorsa può essere difficile integrarsi completamente. Ai membri di un team Agile viene chiesto di gestire le proprie attività e spesso assumono diversi ruoli. Nei team di progetto, il lavoro di ogni membro del team può cambiare in modo sostanziale da un giorno all’altro. I membri “storici” del team spesso si conoscono veramente bene e sono consapevoli delle loro competenze. Tutti questi fattori possono rendere difficile l’integrazione di nuove risorse.

Abbiamo notato, nella nostra ricerca fatta partendo da un team i cui membri lavorano fisicamente insieme, che sia le tecniche agile sia altri approcci più tradizionali possono aiutare con l’onboarding. L’onboarding tradizionale include un programma introduttivo, un kit di benvenuto, la formazione formale e l’affiancamento di un/a mentore. La tabella in basso mostra alcune tecniche agile utilizzate dal team di sviluppo software agile che abbiamo studiato. Questo team è cambiato spesso e ha visto l’arrivo di diverse nuove risorse.

FunzioneTecniche di onboarding Agile
RecruitingValutare la conoscenza agile e fornire le risorse necessarie
OrientamentoFornire un’introduzione ad agile
Strumenti e processi di supportoIntrodurre ed utilizzare una bacheca informativa
Coaching e supportoCerimonie – da spiegare prima dell’evento
Incoraggia il teamwork
Pair programming
Stand-up meeting
Lavorare fisicamente insieme se possibile
Comunicare la disponibilità
FormazioneFull-immersion dal primo giorno
Self-study
Meccanismi di feedbackRiesame dei codici
Testing
Retrospective
Sprint review
Sprint refinement
Attività semplici e brevi

Ecco tre tecniche che puoi utilizzare per aiutare l’inclusione di una nuova risorsa in un team agile: 

Pair programming

Il “pair programming” o programmazione in coppia è una tecnica per la quale due risorse lavorano simultaneamente su un’attività. I programmi di pairing sono usati spesso nei team IT, ma possono essere usati per qualsiasi tipo di lavoro e sono un ottimo modo per scambiare le conoscenze. Di solito una risorsa si focalizza principalmente sui dettagli mentre l’altra pensa in maniera più strategica ed ogni tanto si scambiano di ruolo. Usando questa tecnica con nuove risorse, si affianca la nuova risorsa con un membro esperto dello staff per le prime settimane. Durante queste settimane il/la nuovo/a arrivato/a acquisirà tanta conoscenza, formale ed informale. Anche se non è possibile per i due scambiarsi il ruolo, la nuova risorsa diventerà sempre più indipendente. Se una nuova risorsa inizia a lavorare mentre il team lavora da remoto, il “pairing” può essere particolarmente utile per aiutare la nuova risorsa a sentirsi integrata mentre impara il nuovo ruolo.

Attività brevi

Assegna alle nuove risorse attività brevi, che possano essere completate in una giornata; potrai quindi assegnare diversi tipi di attività nelle prime settimane. In questo modo riusciranno ad entrare nel ritmo delle attività da completare e si abitueranno a consegnare pezzi di prodotto in tempi brevi. Come risultato, riusciranno a contribuire ai daily stand-up sin da subito e impareranno a ricevere feedback con regolarità. Ricevere feedback è particolarmente importante per i nuovi membri del team, soprattutto lavorando da remoto. È importante per evitare che ci siano dei dubbi.

Comunica la tua disponibilità

In diversi momenti della giornata un team agile può lavorare insieme o diviso in piccoli gruppi per risolvere una problematica. In altri momenti le risorse possono avere bisogno di lavorare senza interruzioni per concentrarsi e completare un’attività. Trova un modo per i membri del team di comunicare la disponibilità durante la giornata in modo che le nuove risorse possano capire chi può essere interpellato/a e chi invece ha bisogno di concentrarsi sul suo lavoro. Questo è particolarmente importante lavorando online. Utilizza un segnale ‘disponibile ad essere interrotto/a’ nel tuo ambiente di lavoro virtuale in modo che tutto il team sappia a chi potersi rivolgere per supporto. Per esempio, su Microsoft Teams puoi usare ‘Available’ o ‘Do not disturb’ come stato per comunicare la tua disponibilità.

Infine, non dimenticare l’aspetto sociale di essere un team. Prendere un caffè insieme – virtualmente o di persona – e conoscere in maniera informale la nuova risorsa del tuo team è importante. Lavorare in maniera Agile vuol dire avere attenzione per le persone e la cultura, tanto quanto i processi e le pratiche; impiegare tempo per accogliere e conoscere le nuove risorse è tempo ben speso.

First published in June 2020 and reproduced with kind permission of Agile Business Consortium.  Translated by QRP International in July 2020.

Agile Research Network

This blog was written by the Agile Research Network. The ARN is a collaboration between researchers at two UK universities, The Open University (OU) and The University of Central Lancashire (UCLan), at the forefront of investigating Agile methodologies.

Further reading

Gregory, P., Strode, D., Barroca, L., Sharp, H. & Taylor, K. (2020) Onboarding: How Newcomers Integrate into an Agile Project Team. To be published. Proceedings of the 21st International Conference on Agile Software Development, XP 2020 https://www.springerprofessional.de/en/onboarding-how-newcomers-integrate-into-an-agile-project-team/18021556

Plonka, L., Sharp, H., Van der Linden, J., & Dittrich, Y. (2015). Knowledge Transfer in Pair Programming: An In-depth Analysis. International Journal of Human-Computer Studies, 73, 66-78.

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