Lean Portfolio Management

Scaled Agile Framework (SAFe) fornisce un approccio completo all’implementazione di principi e pratiche agili su scala. SAFe si basa su sette core competences: in questo articolo esploreremo quella del Lean Portfolio management.

Il Lean Portfolio Management (LPM) è una delle sette competenze fondamentali per raggiungere la Business Agility. Ognuna delle sette competenze è supportata da un meccanismo di autovalutazione per valutare la competenza aziendale.

Perché Lean Portfolio Management?

Gli approcci tradizionali alla gestione del portfolio non sono adatti alle esigenze dell’era digitale, dove velocità e innovazione sono fondamentali. Nonostante i cambiamenti del mercato, le pratiche tradizionali persistono. Modernizzare il portfolio management è fondamentale per introdurre le metodologie Lean-Agile e per poter avere successo nel panorama aziendale odierno.

Il LPM si assume una responsabilità significativa, supervisionando il processo decisionale e gli aspetti finanziari, con ruoli distribuiti nelle varie gerarchie organizzative. I dirigenti e i business owner guidano il Lean Portfolio Management, garantendo l’allineamento tra strategia ed esecuzione.

All’interno del Lean Portfolio Management si delineano tre dimensioni chiave:

1. Strategia e finanziamento degli investimenti
2. Agile Portfolio Operation
3. Lean Governance

Questi tre aspetti sono fondamentali per un’efficace implementazione del LPM, in quanto facilitano l’allineamento, il supporto all’esecuzione e la supervisione della governance.

Strategia e finanziamento degli investimenti

La strategia e il finanziamento degli investimenti nel contesto del portfolio management assicurano un allineamento agli obiettivi aziendali, facilitando una distribuzione delle risorse coerente. Questa collaborazione coinvolge dirigenti, business owner e enterprise architect, collegando la strategia del portfolio alla visione complessiva. La comunicazione costante della visione e della strategia del portfolio è essenziale per favorire l’allineamento e promuovere l’agilità.

La strategia del portfolio deve sostenere gli obiettivi aziendali. Per questo motivo, collegare il portfolio alla strategia aziendale è la responsabilità principale della collaborazione tra strategia e finanziamento degli investimenti.

Il modo migliore per prevedere lo stato futuro del portfolio è crearlo attraverso una roadmap del portfolio mirata e flessibile.

Queste roadmap forniscono una visione flessibile ma mirata per le iniziative future, integrando quelle di livello inferiore e influenzando lo sviluppo delle soluzioni.

Una volta stabilite e realizzate le roadmap si stabilisce il budget e il tracciato lean.

Agile Portfolio Operation

Le attività di gestione del portafoglio Agile facilitano l’esecuzione decentralizzata dei treni di rilascio Agile (ART) e promuovono l’efficienza operativa. I principi SAFe e la mentalità Lean-Agile potenziano gli ART e i Solution Train decentralizzando l’esecuzione della strategia. La collaborazione nell’ambito delle attività di gestione del portafoglio Agile richiede il coinvolgimento attivo di figure chiave, come il Value Management Office (VMO), il Lean-Agile Center of Excellence (LACE), il Release Train Engineer (RTE) e lo Scrum Master/Team Coach CoP

Lean Governance

La governance Lean garantisce la supervisione di costi, audit, sicurezza, conformità, misurazione e reporting. La collaborazione e le responsabilità della governance Lean richiedono il coinvolgimento attivo di VMO, LACE, Business Owner e Enterprise Architect.

I compiti di ciascun ruolo sono:

• Previsioni e budget dinamici: SAFe implementa un budgeting Agile, sostituendo la pianificazione tradizionale con un processo più leggero e fluido. Il modello prevede la comprensione dei costi e delle iniziative di sviluppo di un contenitore per un’iniziativa significativa di sviluppo di una soluzione che cattura gli investimenti più consistenti che si verificano all’interno di un portafoglio.

LPM aggiorna i budget con una cadenza semestrale o in base a eventi significativi come la revisione strategica del portfolio o gli eventi di Participatory Budgeting.

• • Misurare la performance del portfolio: La valutazione del portfolio si basa su metriche essenziali per monitorare il progresso strategico, l’allineamento e l’efficienza della spesa, garantendo miglioramenti continui nei risultati aziendali senza eccessiva supervisione. Le misurazioni si concentrano su tre domini: risultati, flusso e competenze. Gli OKR (Objective Key Results) e i KPI (Key Performance Indicator) sono strumenti cruciali per valutare il raggiungimento degli obiettivi aziendali e misurare il successo dei flussi di valore. Le metriche di risultato sono personalizzate per il contesto e possono includere il net promoter score e altri indicatori rilevanti.

• Flusso: La guida Measure and Grow di SAFe offre ai portfolio sei misure chiave per valutare e migliorare il flusso delle soluzioni aziendali: distribuzione, velocità, tempo, carico, efficienza e prevedibilità. Il tempo di flusso, il carico e la distribuzione sono rilevanti per il portfolio e influenzano il valore strategico. Mantenere un WIP limitato è cruciale per un flusso efficiente.

• La competenza organizzativa: in un portfolio SAFe questa viene valutata tramite due aspetti: SAFe Business Agility e competenze di base LPM. Entrambe seguono uno schema di processo standard: autovalutazione, analisi dei risultati, azioni correttive e celebrazione dei successi.

• Coordinare in maniera continua la conformità

Questo è essenziale data la complessità delle normative, il rischio significativo e la crescente sfida. I processi tradizionali spesso ritardano la gestione dei problemi, compromettendo la conformità. È necessario un approccio continuo per affrontare costantemente gli standard pertinenti, specialmente con l’adozione di DevOps che accelera la consegna dei prodotti digitali. Le eccezioni di conformità possono portare a conseguenze legali gravi, compresa la chiusura aziendale.

• Automatizzare la conformità: questo compito è essenziale per garantire la sicurezza e l’integrità delle risorse e delle applicazioni durante la distribuzione del software. Le aziende che automatizzano la governance possono migliorare la velocità di consegna, ridurre le rielaborazioni e rispettare le normative.

La governance dei big data: garantisce la disponibilità, l’usabilità, l’integrità e la sicurezza dei dati aziendali, essenziali per migliorare le operazioni e comprendere meglio i clienti e i mercati

Lean Portfolio Management Event

l funzionamento efficace della funzione LPM si basa su tre eventi significativi: Revisione strategica del portfolio, Sincronizzazione del portfolio, Budgeting partecipativo.

• La revisione strategica del portfolio, tenuta trimestralmente, allinea strategia, implementazione e budget, concentrandosi sul raggiungimento della visione del portfolio.
• La sincronizzazione del portafoglio, mensile, può sostituire la revisione strategica in alcuni mesi.

Participatory Budgeting (PB) è un evento LPM in cui gli stakeholder decidono l’allocazione del budget del portfolio tra soluzioni ed iniziative di sviluppo, aggiustando i budget dei flussi di valore due volte all’anno.

Conclusioni

Il testo esplora il complesso compito di sviluppare e mettere in atto strategie efficaci in un ambiente sempre più incerto. La chiave è eseguire il lavoro appropriato al momento opportuno attraverso una strategia e un finanziamento degli investimenti ben definiti. Il feedback precoce e continuo, insieme a un approccio Lean al finanziamento, consente al portafoglio di adattarsi e raggiungere gli obiettivi commerciali. Le operazioni del portfolio Agile facilitano il coordinamento e mantengono l’allineamento strategico ed esecutivo, promuovendo l’eccellenza operativa. Una governance Lean completa il processo attraverso previsioni dinamiche, misurazioni delle performance e coordinamento della conformità continua, contribuendo a ottenere risultati economici superiori.