5 sfide uniche nel Project Management in ambito sanitario

Project Management in ambito ospedaliero: sfide e benefici

Come è ben noto il settore ospedaliero sta attraversando un periodo di grandi cambiamenti e riforme, trovandosi di fronte la grande sfida di portare avanti la trasformazione proteggendo la qualità, l’uso efficace delle risorse e la produttività continua.

L’ambito sanitario ha bisogno di un framework per gestire e controllare il delivery di cambiamento attraverso portfolio, programme e project management, con lo scopo di costruire le proprie competenze per gestire l’attuazione degli obiettivi di trasformazione in modo efficace ed efficiente.

Sfide del Project Management in ambito sanitario

Il Project Management nel settore sanitario è distinto rispetto a quello in altri ambiti perché richiede complessità e rischi a un livello completamente nuovo. Ecco alcuni dei motivi principali per cui è diverso da altri settori:

Finanziamento e ottimizzazione

Il Project Management allinea budget e attività. Assicura che ci siano abbastanzi fondi per affrontare i vari stage di un progetto.

Per trarre il massimo beneficio dai finanziamenti disponibili, il progetto deve essere ottimizzato, il che significa assegnare esattamente la giusta quantità di spazio a reparti, sale operatorie, sale diagnostiche, aree pubbliche e altre strutture per progettare la sistemazione più efficiente in termine di costi.

Qualità ed efficienza

La forza di riduzione dei costi nella gestione dell’assistenza ha galvanizzato numerose fusioni e acquisizioni nei settori ospedalieri e nei gruppi medici nel tentativo di ottenere economie di scala e offrire un servizio economicamente più interessante.

Se i progetti sforano il budget o non rispettano le scadenze ci sono conseguenze ben più gravi che possono coinvolgere la salute dei pazienti. Qualsiasi errore o mancanza di processo può avere un effetto negativo sui pazienti.

Il controllo qualità è una parte molto importante nel project management: nel settore sanitario, tutte le opportunità dovrebbero essere considerate fin dall’inizio del progetto per valutarne l’efficienza. Questo include anche la sicurezza che progetti architettonici e ingegneristici siano allineati agli obiettivi funzionali e di bilancio del progetto.

L’aumento della domanda di assistenza sanitaria unito all’aumento dei costi, ha esercitato una maggiore pressione sul settore per fornire servizi economici e di alta qualità. Cercare di trovare l’equilibrio tra efficienza e qualità pone ancora più importanza sulla necessità di un project management efficiente ed efficace.

Specializzazione e comunicazione

L’assistenza ad alta tecnologia è fornita dai professionisti molto specializzati in ambito sanitario.

Team di lavoro multidisciplinari, soprattutto se non hanno mai lavorato insieme prima, probabilmente non hanno un linguaggio comune. Persone della stessa disciplina condividono significati comuni relativamente alle parole che usano e si capiscono l’un l’altro. Ma, quando sono coinvolte diverse discipline (chirurgia, fisioterapia, lavoro sociale, infermieristica), i professionisti tendono ad utilizzare parole supponendo erroneamente che abbiano per tutti lo stesso significato.

In termini di comunicazione, ciò che accade è di fatto una traduzione errata: il professionista di una disciplina associa un termine ad un significato, mentre un professionista di un’altra disciplina decodifica un significato diverso. Di conseguenza, il messaggio non è compreso.

Questo risulta particolarmente difficile da affrontare all’interno di team che operano in ambito sanitario a causa dell’apparente semplicità della terminologia. Probabilmente, il presupposto più sicuro che un/una project manager può assumere all’inizio dei lavori è che professionisti specializzati in discipline diverse non si capiscano gli uni con gli altri e che dare e ricevere feedback è fondamentale. Porre domande apparentemente ovvie può essere in realtà molto utile finché non si raggiunge un linguaggio comune all’interno del team.

Il/la project manager deve garantire che i membri del team superino la loro scarsa familiarità funzionale e, prima che il team possa lavorare in modo efficace, devono affrontare e superare lo scetticismo tra i professionisti del gruppo di lavoro.

Mancanza di risorse e competenze

Mentre l’organizzazione sanitaria cambia, anche il tipo di risorse richieste per progetti di successo subisce delle trasformazioni. L’attuale tendenza ad adottare la struttura del Project Management Office (PMO) non è sempre paragonabile alla capacità di condurre con successo progetti su più organizzazioni. Un team di progetto senza le competenze e le esperienze necessarie, comprese le competenze del settore sanitario, alla fine fallirà.

Change Management non efficace

La pressione richiesta per attuare cambiamenti rapidi è particolarmente palpabile nell’ambito sanitario, in quanto le organizzazioni che storicamente sono cresciute “nel” cambiamento, devono adesso applicare una metodologia di cambiamento per essere di successo. Spesso i progetti non includono un flusso di lavoro dedicato a preparare l’organizzazione ad un cambiamento significativo. La comunicazione del cambiamento è particolarmente impegnativa a causa della dicotomia politica tra medici e amministrazione. Da questo ne possono risultare una mancanza di comprensione, l’accettazione e infine l’adozione del cambiamento, portando al fallimento di progetto.

Benefici del Project Management in ambito sanitario

Un project management strutturato migliora il servizio sanitario e l’industria sanitaria in molti modi.

Il project management può infatti essere di supporto in diversi modi:

Assicurare che:

• la composizione tecnica del team di progetto sia basata sugli obiettivi del progetto stesso. Se l’obiettivo è quello di ridurre i costi, bisogna assicurarsi che tutti i membri del team siano allineati riguardo la misurazione costi e la contabilità
• i membri del team siano ad un livello sufficientemente elevato nella rispettiva organizzazione da assicurare che le raccomandazioni abbiano un’alta probabilità di essere attuate.
• le politiche di integrazione non vengano sottovalutate. Solo quando i membri del team si rendono conto che tutti collaborano per la riuscita del progetto può iniziare il lavoro vero e proprio.
• i membri del team si relazionano realmente tra loro come pari. La gerarchia non deve interferire con le relazioni tra pari del team. La persona (o le persone) che dirige il team nella risoluzione di un particolare problema dovrebbe essere quel membro con la conoscenza e l’esperienza pertinenti, piuttosto che la persona al vertice della gerarchia implicita.

Migliorare:

• la qualità del servizio migliorando i processi utilizzati per fornire le specifiche cure.
• la comunicazione all’interno del personale sanitario per i pazienti.
• la pianificazione organizzativa.
• la definizione del budget, in quanto una salda gestione del progetto allinea direttamente le risorse con il lavoro importante.
• i processi che sono stabiliti per ridurre il rischio di cause legali – in gran parte perché i processi migliorati aumentano la qualità della cura.
• le relazioni con gli stakeholder, inclusi, tra gli altri, i fornitori di assicurazioni, le agenzie di government e i pazienti.
• la produttività dello staff.
• la mitigazione del rischio e la prevenzione di problemi giuridici.

Per approfondire leggi anche: 

• Project Management nel settore ospedaliero – intervista a Maddy Silverans
• Il Project Management al di fuori del mondo IT