Il tailoring in PRINCE2: l’organizzazione di un matrimonio

Il significato di ‘tailoring’ è ‘cucire su misura’, esattamente come il metodo PRINCE2 dev’essere adattato all’ambiente di progetto: natura, complessità, tipo di prodotti, cliente e livello di rischio relativi ad ogni singolo progetto.

PRINCE2 può essere utilizzato anche per… organizzare un matrimonio!

Ebbene sì: il nostro trainer Fabio Savarino ci ha spiegato come ha applicato il metodo PRINCE2 all’organizzazione del suo matrimonio in Polonia, e di come questa metodologia possa rivelarsi molto efficace anche all’interno di piccoli progetti.

 L’applicazione del Metodo PRINCE2 ad un matrimonio

In Polonia -tradizionalmente- la celebrazione di un matrimonio dura dai due ai quattro giorni.

Fabio ci spiega dunque quali sono state per esempio le assegnazioni dei ruoli e delle ‘responsabilità’ all’interno del progetto.

 Ruoli e responsabilità

Fabio, lo sposo, è stato ‘casualmente’ nominato Project Manager, mentre il ruolo di Executive, sempre per caso… è stato assegnato alla futura moglie.

In questa specifica circostanza, la Direzione del Programma era affidata ai genitori di entrambe le famiglie, sia quella italiana che quella polacca.

La testimone polacca della sposa ha gestito la produzione e consegna di determinati Work Package, inclusi:

• Inviti: progettazione basata sulle esigenze del cliente, con revisioni, stampa e distribuzione ai destinatari, prima dell’evento;
• Segnaposti: realizzazione seguendo le istruzioni del cliente, stampa e consegna al luogo dell’evento;
• Ospiti: creazione del libro degli ospiti, preparazione delle scatole per gli assaggi di torte (che avanzeranno dopo la festa), stampa e consegna dei menù (bi-lingue) per i tavoli, creazione dei dizionari tascabili italo-polacchi per gli ospiti, e scatola in legno per le buste con i regali di nozze (in Polonia si usa donare agli sposi, invece che acquistare tramite lista di nozze).

Il fratello della testimone ha curato con grande attenzione il Work Package “Bomboniere”, occupandosi pertanto della produzione materiale del miele casalingo, per riempire vasetti a forma di cuore (spediti invece dall’Italia), nonchè dell’allestimento di ogni singola bomboniera con organza, confetti di grosso calibro spediti da Avola (Sicilia), piccole spighe e fiori bianchi, il tutto unitamente al cartoncino con raffigurata un’ape e i nomi degli sposi.

Fabio ha ricoperto, spesso, anche il ruolo di Team Manager, coordinando la realizzazione e la consegna di numerosi Pacchetti di lavoro, tra cui il vino (Nero d’Avola) dalla Sicilia, una botte realizzata a mano (capienza: 15 litri) assolutamente necessaria ai matrimoni polacchi: per la grappa artigianale distillata in casa… come se non bastassero le 132 bottiglie di vodka ‘commerciale’ acquistata regolarmente!

Ed infine il pacchetto di lavoro “un quintale di Fiori in Chiesa”, unitamente al più complesso “Stranieri in Polonia”, che includeva voli, biglietti, check-in, trasferimenti, hotel, bus e molto, molto altro.

 Business Case

Come in tutti i progetti, sono emersi rischi e problemi durante l’organizzazione del matrimonio, in particolare relativi all’organizzazione a distanza, dovendo gestire quasi tutto dall’Italia, con significative barriere da superare: quelle linguistiche e quelle culturali, per esempio. Per non parlare della valuta, diversa dall’euro. A tutto questo si sono aggiunti i rischi legati al  trasferimento di circa quaranta persone dall’Italia alla Polonia, due dalla Germania, una dalla Moldavia, e una addirittura dal Senegal!

I costi principali riguardavano il catering e l’alloggio per i quaranta ospiti stranieri in Polonia, nei giorni sia prima che dopo la celebrazione, per non parlare della notte spesa da tutti (stranieri e polacchi) nelle camere del castello ottocentesco: sede della cena, della festa del sabato, e del convivio ininterrotto durato fino a domenica sera.

Risultati Finali

La qualità del cibo è risultata eccellente (solo per il menu della cena: 21 portate), con un programma divertente e coinvolgente, che ha intrattenuto tutti gli ospiti, adulti e bambini, che hanno soggiornato in camere da letto fiabesche. Per non dimenticare lo spettacolo pirotecnico, la fontana di cioccolato, e le decine e decine di torte fresche preparate il giorno prima, ad opera delle invitate polacche!

In Europa dell’Est gli ospiti portano buste con auguri e denaro, invece che regali. Pertanto, il ritorno sull’investimento è stato evidente ed immediato, misurabile in termini finanziari già il giorno stesso delle nozze: e le stime fatte si sono dimostrate veritiere.

Qualche svantaggio? No, a parte la constatazione che nessuna delle bottiglie di vodka servite è rimasta…

  Altri strumenti di Project Management

L’adattamento all’ambiente del progetto ha interessato l’intero set di prodotti gestionali, seguendo le linee guida PRINCE2, con particolare attenzione ai seguenti:

1. il Promemoria Quotidiano (Daily Log): gestito tramite uno zenbook, e completato da note sullo smartphone;
2. il Promemoria delle lezioni (Lesson Log): un documento di testo che ha riassunto le ‘lezioni’ apprese da esperienze precedenti di matrimoni, e raccolte grazie ad amici e conoscenti;
3. le Descrizioni dei Prodotti (Product Description): un ampio foglio di calcolo che includeva lo stato dei prodotti, i costi, la conversione delle spese da zloty polacchi ad euro (e viceversa) come pure i criteri di qualità richiesti dalla futura sposa (che ha rappresentato il Cliente, in particolare l’Utente Senior);
4. il Piano di Progetto: basato sui prodotti specialistici e sulle loro descrizioni nel foglio di calcolo, accompagnato da un diagramma semplificato di Gantt, che delineava le diverse fasi del progetto. Il tutto ha richiesto 13 mesi di organizzazione, con la Fase iniziale che è durata circa 2 mesi (ottobre e novembre dell’anno precedente).

1. Le fasi successive sono state ripartite nella consegna incrementale di prodotti diversificati:

• Fase 2 – dedicata alla prenotazione di location e servizi (chiesa, castello, orchestra, auto, fotografo, bus per il trasferimento da Breslavia);
• Fase 3 – relativa alla ricerca e preparazione di elementi individuali (cibo, menù, torte, bevande, anelli nuziali, abbigliamento, scarpe e vari accessori);
• Fase 4 – pianificazione per gli ospiti internazionali (voli, alloggi, trasporti, trasferimenti, ecc.);
• Fase 5 – avviata solo due mesi prima del matrimonio, e focalizzata sui dettagli amministrativi (documenti italiani e polacchi, traduzioni, autenticazioni, accordi con la chiesa);
• Fase 6 – le ultime settimane: necessarie per un controllo finale, e per le attività legate al processo di chiusura del progetto (CP [Closing a Project]), compreso il “passaggio di consegna” della sposa!

In questo scenario, il tailoring ha avuto un impatto significativo, soprattutto sui sette Processi. Il nostro trainer ha potuto minimizzare le formalità delle attività previste, semplificando al massimo l’elaborazione e la raccolta dei documenti. Ora il suo obiettivo è valutare i benefici a lungo termine: il successo del progetto!

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