Generalmente, i programmi si trovano in un ambiente VUCA e le organizzazioni devono esserne consapevoli. Riconoscere un contesto VUCA aiuta le organizzazioni ad essere in grado di rispondere per sostenere i loro programmi e trarne benefici.
VUCA : acronimo e definizione
VUCA è un acronimo inglese che significa: “Volatility, Uncertainty, Complexity & Ambiguity”.
Il termine è utilizzato per designare la natura dinamica e la rapida evoluzione dell’ambiente di lavoro odierno.
VUCA & Programme Management
Un programma non è solamente “un grande progetto”, come la maggior parte delle persone pensa. Un programma è una struttura flessibile e temporanea all’interno di un’organizzazione che coordina, dirige e supervisiona l’attuazione di una serie di progetti per produrre risultati e benefici che corrispondano agli obiettivi strategici.
L’ambiente del programma è unico e può includere dei cambiamenti fondamentali per tutta l’organizzazione. Un programma ben strutturato rappresenta un lavoro enorme, che impiega tempi, costi e risorse in grande quantità e richiede molto dall’organizzazione stessa perché un programma è costantemente presente, esiste sempre, sia in un contesto esterno che interno e deve tener conto di diversi tipi di attori. Un programma è sottoposto a pressioni costanti e deve far fronte a vincoli e cambiamenti esterni permanenti. Per contro, l’ambiente unico del programma rimane sempre lo stesso.
Per poter navigare in un ambiente così difficile, l’equilibrio è un elemento fondamentale. L’organizzazione deve definire molto chiaramente quello che può accettare ed offrire, decidere quali sono i tipi di cambiamento che può gestire e anche come farlo. Il programma deve determinare il ritmo del cambiamento realizzabile per l’organizzazione.
Per riuscirci, l’organizzazione ha bisogno di svolgere attività di Programme Management in modo strutturato. Il Programme Management aiuta l’organizzazione a proteggere gli investimenti importanti e ad affrontare le sfide associate alle principali iniziative di cambiamento. Inoltre, il Programme Management garantisce anche che gli output si traducano in risultati e benefici, dando valore all’organizzazione.
La certificazione più valida per svolgere attività di Programme Management è senza dubbio la certificazione MSP rilasciata da Axelos, recentemente aggiornata alla quinta edizione.
Dallo stato attuale allo stato futuro
Se le organizzazioni sono costantemente consapevoli e pronte a rispondere ai VUCA che si producono nei loro ambienti, riescono a sopravvivere e prosperare. Questo significa che le organizzazioni devono continuamente migliorare la loro capacità di rispondere ai cambiamenti dell’ambiente in cui sono inserite, e questo va di pari passo ai programmi di successo.
I programmi coordinano, dirigono e supervisionano la messa in opera delle iniziative di cambiamento al fine di portare valore all’organizzazione. Questo passaggio dallo stato attuale allo stato futuro non è mai lineare.
Una buona attività di Programme Management deve quindi favorire l’approccio del cambiamento incrementale. Questo significa che all’inizio di un’iniziativa di cambiamento, il cammino verso lo stato futuro non è ancora completamente definito. Il cambiamento progressivo e costante aiuterà a chiarire a come sarà il futuro e migliorerà la capacità delle organizzazioni di rispondere ai cambiamenti del loro ambiente.
La quinta edizione della guida MSP accompagna gli utilizzatori nella loro trasformazione con una serie di approcci di Programme Management, portando alla creazione di risultati e benefici in modo progressivo. Per fare questo, la guida MSP propone 3 elementi fondamentali:
7 principi universali;
7 temi che facilitano la governance e i controlli fondamentali;
7 processi che rappresentano il ciclo di vita incrementale che, se flessibile ed adattabile, permette una progressione ciclica ordinata secondo criteri di decisione chiari.
MSP quinta edizione
Principi, temi e processi erano elementi fondanti anche della versione precedente di MSP. Ciò che è stato aggiornato con la nuova edizione, è la presa in considerazione delle esigenze e delle sfide di qualsiasi programma di cambiamento nel mondo reale. In particolare, si è prestato attenzione ai seguenti punti:
Flessibilità: la nuova edizione MSP fornisce consigli pragmatici e flessibili per un’ampia gamma di organizzazioni.
Adattabilità: la quinta edizione di MSP copre tutti gli elementi essenziali, ma lascia spazio alla personalizzazione in funzione delle esigenze dell’organizzazione.
Motore di cambiamento: invece di dividere il programma in diversi “tipi”, la guida MSP affronta i motori di cambiamento comuni.
Reattività: la novità di quest’ultima edizione consiste nell’approccio incrementale del ciclo di vita di un programma.
La quinta edizione di MSP analizza più approfonditamente le ragioni per cui un programma deve essere avviato e prende in considerazione contesto e adattabilità piuttosto che consigli di base. La guida offre maggiore certezza e guida gli utenti verso lo stato futuro dell’organizzazione.
Si tratta di una guida adattabile che può funzionare insieme ad altri framework come Agile e Lean.
