8 suggerimenti per implementare un Project Portfolio in 100 giorni

Data : 09/08/2016| Categoria: Portfolio Management| Tag:

Nel 2012, l’Istituto Nazionale di Statistica del Regno Unito (Office for National Statistics – ONS) ha deciso di utilizzare un programma di 100 giorni per implementare la best practice Management of Portfolios (MoP) del Cabinet Office britannico.

La decisione è nata dalla necessità di un approccio di portfolio management al cambiamento per assicurare che gli investimenti e la priorità si rivolgessero a cambiamenti significativi per la strategia aziendale.

Ecco le parole del Direttore Generale ONS Glen Watson:

Non possiamo prevedere il futuro, ma sappiamo che il contesto in cui stiamo apportando il cambiamento continuerà ad essere caratterizzato da sfide economiche, tecnologie in rapida evoluzione e una società sempre più complessa. Per questo riteniamo che adesso, più che mai, sia importante investire nei giusti progetti e portarli al termini nel giusto modo, con le giuste persone. E pensiamo che il portfolio management sia fondamentale per raggiungere questo obiettivo.

Ma vediamo in breve come ONS ha implementato MoP in 4 passaggi:

  1. Dove siamo?” – comprensione del contesto

VALORE AGGIUNTO – Il primo step di ONS è stato quello di elaborare un piano per mettere in rilievo il valore aggiunto che la direzione esecutiva avrebbe avuto dall’adozione dell’approccio di portfolio management

DEFINIZIONE DEL PORTFOLIO – Successivamente sono state organizzate 10 giorni di consultazioni incentrate sulla comprensione del  portfolio e della capacità di gestione del portfolio.

MISURAZIONE DELLA CAPACITÀ DI PORTFOLIO – Per poter capire al meglio la capacità di gestione del portfolio e fissare dei target per il futuro, ONS ha creato un modello di capacità di portfolio. Il modello è stato creato sulla base dei fattori chiave per il successo di MoP e sul capability questionnaire che si trova nella guida ‘Executive Guide to Portfolio Management’. Il modello è stato rappresentato attraverso un grafico a ragnatela, strumento utile per capire quali sono le aree da migliorare, per tracciare gli obiettivi per ogni area e che può essere un ottimo punto di partenza dal quale partire per costruire il piano di miglioramento del portfolio management.

  1. Dove andiamo?” – visione e percorso da seguire

 VISIONE – Per assicurarsi che tutti fossero al corrente della direzione intrapresa e si sentissero coinvolti, è stato importante per ONS partire da una dichiarazione di visione: “ONS realizza con successo i giusti progetti e programmi, nel miglior modo possibile e grazie alle giuste persone, sempre.”

IL PERCORSO DI PORTFOLIO MANAGEMENT (BLUEPRINT) – ONS ha utilizzato un’immagine formato A3 con grafici e diagrammi per presentare un vero e proprio percorso da compiere comprensivo di processi, lavori, governance e flusso di informazioni.

PIANO DI PORTFOLIO – Uno dei prodotti di maggiore successo è stato il “portfolio delivery journey”. ONS affronta sistemi statistici complessi e durante le consultazioni uno dei punti emersi era stato il fatto che molta gente non capisse la correlazione tra alcuni progetti. Hanno quindi deciso di progettare una semplice, chiara e suggestiva visione dell’intero portfolio.

  1. Lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi

PORTFOLIO OFFICE – ONS ha utilizzato l’assessment delle capacità di portfolio management e il percorso di portfolio management (blueprint) per progettare il modello e i servizi del nuovo portfolio office – chiamato PDU (Portfolio Delivery Unit).

Dato che il PDU era una nuova funzione, ONS ha deciso di creare un PDU welcome pack, presentandolo attraverso forum, seminari ed incontri personali.

QUALITÀ – Essenziale all’interno del PDU è stato un controllo per assicurarsi che tutti i prodotti fossero buoni, funzionali, chiari, concisi e informativi (GUCCI nell’acronimo inglese). Prima che un prodotto lasciasse il PDU era sottoposto a controllo da parte del team in modo da assicurarsi che rispettasse gli standard GUCCI. Altrimenti non veniva rilasciato.

PORTFOLIO GOVERNANCE – Sono stati istituiti un Comitato di portfolio delivery (presieduto da un direttore esecutivo e a cui partecipava il direttore finanziario) e un processo di valutazione dell’investimento noto come il business investment group (BIG).  L’obiettivo era quello di assicurare una comprensione collettiva della governance e quindi informazioni esecutive di portfolio sempre più consistenti e decisioni di investimento più sicure.

INFORMAZIONI – ONS ha deciso di dare il via ad un nuovo stile nelle informazioni di portfolio,  utilizzando meno documenti word e dati e dando priorità a informazioni di portfolio che consentissero di prendere decisioni chiave.

CONTRIBUTO STRATEGICO – Il PDU ha preso in esame i benefici di ogni progetto e valutato il contributo strategico agli obiettivi inseriti nel business plan attraverso una tecnica di punteggio ponderato. La tecnica è stata un elemento cruciale nel processo di prioritizzazione di portfolio e business-as-usual.

GESTIONE DEI BENEFICI – La gestione dei benefici è stata una delle maggiori aree di sviluppo. Uno dei prodotti chiave della revisione del business case è stato lo sviluppo di una “traiettoria” di benefici al livello di portfolio. La traiettoria di ONS, rappresentata attraverso un diagramma, ha incluso tutti i benefici realizzabili dagli stakeholder.

CREATIVITÀ – La creatività ha rappresentato per ONS la filosofia centrale. ONS ha investito molto nel design dei prodotti PDU proprio perché sapeva che avrebbe aiutato le persone ad apprezzare il valore della gestione del portfolio d’impresa.

COMPETENZE – PDU ha preso l’iniziativa per sviluppare  un gruppo di esperti di project e portfolio all’interno di  ONS, dando via al piano di un centro sviluppo di project e programme management.

COMMUNITY – sono stati istituiti meeting mensili per istituire un vero e proprio forum, dove tutti i project manager potessero comunicare, discutere e condividere esperienze.

  1. Oltre i 100 giorni

Dopo i 100 giorni, ONS ha organizzato un workshop di una giornata a cui hanno partecipato 60 persone per creare le mappe dei benefici iniziali di tutti i progetti. Nonostante la complessità, l’iniziativa è stata ben accolta e il lavoro di quattro mesi è stato riassunto in un giorno.

I passi successivi?  Incorporare completamente il nuovo framework di gestione dei benefici e la guida di elegibilità dei benefici all’interno del portfolio.

INVESTIRE NELLE PERSONE – Una delle chiavi della realizzazione di progetti di ONS è sicuramente il continuo investimento nelle persone, sviluppando lunghe e entusiasmanti carriere.

CREARE L’IMMAGINE DEL FUTURO – Come parte dello sviluppo della nuova strategia, ONS ha creato il “muro del futuro”,  ovvero uno spazio di 10 metri dove le persone potessero dipingere o disegnare la loro visione di sé stessi e di ONS nei 15 anni successivi. Il muro è stato inaugurato dal Direttore Generale e da quel momento è diventato molto popolare perché ha creato una piattaforma inclusiva per le persone, che hanno potuto contribuire alla direzione futura della strategia dell’organizzazione. 

Ecco gli 8 suggerimenti che possiamo ricavare dal case study e che possono essere di importanza fondamentale nell’implementazione di MoP in 100 giorni:

  1. Team: focalizzati sulla collaborazione, conversazione, creando una vera e propria community.
  2. Ogni cosa deve aggiungere valore: lavora con gli altri per definire il valore che verrà apportato dal portfolio management. Pianifica con attenzione e impegnati al massimo per apportare quel valore.
  3. Stimolare le persone: gli acquisti a livello esecutivo aiutano, ma la vera magia accade quando servono a stimolare l’energia delle persone nell’organizzazione.
  4. Investire nelle persone: nulla sarà realizzato se non si hanno le giuste persone. Per questo è necessario creare un ambiente stimolante di realizzazione del portfolio che investa continuamente nelle persone.
  5. Misurare la capacità di portfolio: prendi tempo per capire esattamente dove bisogna migliorare e dove invece si stanno già facendo le cose giuste.
  6. Focalizza l’attenzione: usa una lavagna, fornisci agli executive dei ‘portfolio zoom’: nessuno ama leggere lunghi report.
  7. Essere creativi: cerca sempre di essere più creativo, interessante e coinvolgente nel presentare le informazioni e comunicare il tuo messaggio.
  8. Abbastanza buono’ non è abbastanza: se un prodotto non rispetta i criteri GUCCI, non usarlo.

Cos’è più importante tra Project, Programme e Portfolio Management per migliorare la probabilità di successo dei progetti nella tua organizzazione? Scopri le tre risposte dei nostri esperti su: Project, Programme o Portfolio Management: da dove partire?

 

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