Essere Agile in una crisi

Essere Agile significa essere in grado di adattarsi all’ambiente e ai suoi cambiamenti. Ovviamente, questo diventa più complicato quando ci si trova a dover affrontare delle crisi o dei grandi cambiamenti repentini.

Cosa significa essere Agile?

Tutti ormai vogliono essere Agile, ma cosa significa?

Il concetto di “essere Agile” ha in realtà un’accezione molto ampia che comporta sia hard skill che soft skill specifiche, tuttavia ci sono alcuni principi elencati nel Manifesto for Agile Software Development che possono essere identificati come minimo comune denominatore:

• Individui e interazione sono più importanti di processi e strumenti;
• Software funzionanti sono più importanti di una documentazione estremamente dettagliata;
• Collaborare con i clienti è più importante che negoziare il contratto;
• Rispondere al cambiamento è più importante che seguire il plan.

Cambiamenti improvvisi e crisi

I cambiamenti possono avere un grande impatto, soprattutto quando sono inaspettati, basti pensare al corona virus e alle conseguenze che ha avuto su ritmi e metodi di lavoro in ogni tipologia di business.

Per questo motivo, soprattutto dopo quanto appreso in seguito alla pandemia globale, è diventato fondamentale per ogni professionista e per ogni organizzazione avere consapevolezza del fatto che in determinate circostanze gli obiettivi che erano stati posti potrebbero diventare improvvisamente e inaspettatamente obsoleti, irrilevanti o addirittura controproducenti per il successo dell’organizzazione stessa.

In questi casi, la prioritizzazione MoSCoW potrebbe rivelarsi un ottimo alleato: aiuta ad avere costantemente aggiornate le priorità dell’organizzazione e monitorare l’ambiente in cui essa opera.

Per approfondire leggi anche: Time-boxe e MoSCoW: due tecniche Agile per i tuoi progetti

Se cambia l’ambiente

Continuando a prendere come riferimento la pandemia di covid-19, i cambiamenti avvenuti in tutti gli ambienti dell’economia hanno impattato ogni singolo business e ogni realtà lavorativa.

Oltre agli effetti economici (siano stati questi negativi o positivi), si sono verificati altri effetti che hanno portato a profondi cambiamenti nelle realtà di business? Anche i valori su cui si basa un’organizzazione hanno subito dei cambiamenti?

La risposta affermativa a entrambe le domande è scontata: alcuni cambiamenti hanno avuto inevitabili effetti su larga scala che hanno coinvolto molti fattori ben più profondi all’interno di un’organizzazione rispetto a metodi e ritmi di lavoro.

Si tratta in questo caso di cambiamenti strutturali a cui le organizzazioni non erano preparate e che non prevedevano di dover affrontare in un lasso di tempo così ristretto.

Best practice Agile durante una crisi

Ogni metodo Agile (AgilePM, Scrum, Kanban, ecc…) trasmette delle best practice proprie. Alcune di queste best practice sono tuttavia universalmente riconosciute e comuni a tutti i metodi:

1. Iterative development
2. Meeting quotidiani
3. Utilizzo di strumenti professionali

Iterative development

Attraverso lo sviluppo iterativo, i progetti più lunghi e complessi vengono suddivisi in lavorazioni più brevi e semplici e le attività di test continuo sono svolte in cicli ripetitivi.

Grazie a questa best practice, i team Agile riescono ad avere punti di vista più ampi su quello che si sta sviluppando e che presto diventerà il prodotto finale.

Anche eventuali cambiamenti o interruzioni risultano molto più facili da elaborare quando si lavora seguendo questa best practice: la suddivisione del progetto in piccoli scomparti permette di intervenire in modo più veloce e strutturato senza che sia necessario mettere mano all’intero progetto.

Meeting quotidiani

Un team può essere Agile solo se tutti i membri sono costantemente aggiornati e informati su attività, ritardi e risultati dei colleghi.

I meeting quotidiani promossi dai metodi Agile sono incontri brevi e concisi in cui ogni membro aggiorna gli altri sulle prossime attività che deve svolgere. Questa tipologia di attività aiuta a monitorare le performance del team e a controllare eventuali problemi o ritardi.

Soprattutto in un momento di crisi o incertezza, è fondamentale che tutti i membri del team siano sempre allineati sulle priorità dei propri colleghi e sulla direzione generale del team.

Per approfondire leggi anche: Le 5 regole per uno stand-up meeting Agile e impeccabile

Utilizzo di strumenti professionali

Utilizzare tool di lavoro professionali e condivisi è il miglior modo per assicurare che tutte le parti coinvolte possano inviare e ricevere le corrette comunicazioni e possano avere gli strumenti per svolgere le attività richieste con il minor dispendio di tempo ed energie possibile.

Definire gli obiettivi

Anche e soprattutto in un momento di crisi è fondamentale avere sempre sotto controllo gli obiettivi da raggiungere e fare in modo che tutto il team di lavoro sia costantemente allineato ai cambiamenti.

Questo approccio dedito agli obiettivi consente di:

• Ridurre gli errori: avendo ben chiara quale sia la direzione, anche in un momento di crisi si riuscirà ad evitare la dispersione di energie.
• Rispettare il budget: evitando di impiegare risorse in lavorazioni inutili o superflue.
• Avere un team coeso: se tutti remano nella stessa direzione avendo una chiara visione degli obiettivi, sarà più facile evitare ulteriori crisi e superare con successo quelle già in atto.
• Prioritizzare: su cosa lavorare e quali problemi risolvere.

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