Che cos’è Kanban?

Kanban è un framework Agile molto conosciuto che ti aiuta a visualizzare e limitare il lavoro in corso e massimizzare l’efficienza (o flusso) del team; è un semplice sistema per creare prodotti, basato su consegne e miglioramenti continui. Kanban è largamente applicabile e al momento sta guadagnando popolarità all’interno di team Agile di qualsiasi tipo, da sales a operation.

Cos’è la Kanban board?

L’elemento principale del framework Agile Kanban è costituito dalla Kanban board, uno strumento per visualizzare il flusso di lavoro del progetto. La lavagna mostra il flusso di lavoro e tutti i task ad esso collegati, questo aiuta a comprendere meglio i processi e fornisce una panoramica del carico di lavoro. La visualizzazione del flusso di lavoro offre la trasparenza che aiuterà velocemente ad identificare problematiche nel corso delle fasi di lavoro. La Kanban board aiuta così il team a lavorare in modo più efficiente ed efficace.

La lavagna è a disposizione di tutto il team e ogni membro può averne accesso per trovare i propri incarichi. Ognuno può vedere quello che gli altri membri del team stanno facendo, in questo modo la Kanban board svolge anche la funzione di motivatore per aumentare le proprie performance e i propri risultati.

La lavagna può essere usata sia con uno strumento online che fisicamente: è strutturata in carte, colonne, swimlane e limiti del Work In Progress (WIP). Tutti questi dati riescono a dare una visione completa del flusso di lavoro.

• Le carte Kanban sono la rappresentazione virtuale dei task. Ogni carta contiene informazioni sul task, come descrizione, deadline e stato. Le carte sono assegnate ad uno o più membri del team, su cui ricade la responsabilità di eseguire il task.
• Le colonne Kanban rappresentano le diverse fasi del flusso di lavoro. Le carte si muovono di colonna in colonna finché non vengono completate.
• Le swimlane Kanban sono linee orizzontali che possono essere utilizzate per spearare team, servizi e attività.
• I limiti del Work In Progress restringono la quantità massima di task nelle diverse colonne della lavagna. Questo significa che ci può essere un numero massimo di task in un determinato stage del flusso di lavoro. I limiti del WIP aiutano a prioritizzare i task e aiutano il team a focalizzarsi sui task su cui devono lavorare in un determinato momento.

La Kanban board non è statica e non è un template prefissato ma può essere adattata alle esigenze di ogni singolo team. Questo significa che ogni team può aggiungere quante colonne e task ritiene necessarie, può decidere dove fissare i limiti del WIP e può anche decidere come utilizzare le swimlane.

La lavagna Kanban può essere adattata e strutturata in base alle esigenze specifiche del flusso di lavoro.

Come utilizzare la Kanban board?

La lavagna Kanban è uno strumento estremamente intuitivo che chiunque può utilizzare e comprendere a prima vista. Ma quali sono i modi migliori di utilizzarla?

Adatta la lavagna al tuo progetto

Molte Kanban board all’inizio hanno semplicemente tre colonne:

• To do
• In progress
• Done

Se questa struttura si adatta ai tuoi progetti, è perfetto per avere uno strumento semplice ed intuitivo, ma considera sempre che è anche possibile aumentare il numero di colonne oppure che è possibile suddividere le singole colonne, “in progress” può infatti essere suddivisa in “in lavorazione”, “in attesa di risposta” e “in revisione”.

Inizia con quello che stai facendo al momento e apporta modifiche graduali e dilazionate nel tempo alla lavagna Kanban, che è costantemente soggetta a cambiamenti che devono essere organici e non frettolosi.

Identifica i “colli di bottiglia” nel flusso di lavoro

Se c’è una colonna in cui tendono ad accumularsi tutti i task, significa che qualcosa non sta funzionando correttamente in quel processo. Questo può essere dovuto a situazioni temporanee, ad esempio un membro del team in malattia che quindi non può portare a termine i propri incarichi, oppure può essere un vero e proprio collo di bottiglia.

La lavagna Kanban mostra dove focalizzare l’attenzione e aiuta ad individuare possibili miglioramenti. Più la Kanban board sarà dettagliata, più le intuizioni che suggerirà saranno dettagliate.

Aiuta il team Kanban Agile a focalizzarsi

Se utilizzi i limiti della WIP sulla lavagna Kanban, aiuti il tuo team a concentrarsi sulle attività ad alta priorità. Spesso nello stage “in progress” i task tendono ad accumularsi ma impostando i limiti WIP, i membri del team dovranno prima finire i loro task “in progress” prima di poter iniziare con quelli nuovi.

In questo modo la Kanban board aiuta il team a terminare i compiti assegnati che sono già in via di sviluppo ed evita che i membri del team debbano lavorare in modalità “multitasking”.

Migliora la gestione del tempo

La lavagna Kanban fornisce una overview completa sullo stato corrente di un progetto e del team che ci lavora, infatti, fornisce informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto. Considerato questo, si può pensare di eliminare la redazione del progress report ed eventualmente anche di meeting sullo stato di avanzamento dei lavori per evitare lo spreco di tempo.

Bisogna tuttavia assicurarsi che la lavagna Kanban non sia statica, ma bisogna continuamente controllare che venga aggiornata e implementata in modo tale da migliorare costantemente il flusso di lavoro. In questo modo sarà possibile aumentare l’efficienza in modo continuo.

Definire una policy

Non serve essere eccessivamente rigidi, ma bisogna essere sicuri che tutti i membri del team sappiano quali sono i processi stabiliti dalla policy: quando spostare una carta da una colonna a un’altra, quali informazioni sono necessarie in ogni carta, ecc… sono attività che devono essere definite e che ogni membro del team deve sapere quando svolgere.

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