Il tuo progetto ha bisogno di airbag e cinture di sicurezza

Data : 15/07/2016| Categoria: Project Management|

Compreresti un’auto senza airbag? Probabilmente no. Ti metteresti all guida senza allacciare le cinture di sicurezza? Di nuovo, probabilmente no. Se non ti piace rischiare quando sei alla guida, allora come mai rischi nei tuoi progetti?

La maggior parte dei project managers non si cura della gestione del rischio. Se appartieni a questa categoria, continua a leggere. Il tuo progetto ha bisogno di airbags e tu hai bisogno di allacciare bene le cinture di sicurezza del progetto.

I progetti sono come le auto, hanno una componente intrinseca di incertezza e sono rischiosi perché:

  • Ogni progetto è unico, non ne hai mai fatto uno uguale prima
  • Sul progetto lavora un team che non ha mai lavorato assieme prima
  • Il tuo progetto ha come obiettivo la ralizzazione di un cambiamento (è un obiettivo innovativo ma piuttosto difficile da raggiungere).

I project manager cercano di gestire l’incertezza con un piano. Il piano è una road-map per il futuro incerto.  La maggior parte dei project managers sono però ottimisti. Il tuo ottimismo può portare ad un piano eccessivamente ottimistico. Ogni volta che pianifichi, è necessario effettuare un’analisi del rischio e riportare alla realtà il tuo piano.

Come effettuare un’analisi del rischio

Hai bisogno di una lavagna sulla quale tracciare 5 colonne intitolate:

  • Rischio
  • Probabilità
  • Impatto
  • Pericolo
  • Risposta
  • Azione

Il primo passo consiste nel raccogliere le idee sul rischio. Dovresti farlo come se fosse un piccolo esercizio di squadra, chiedendo a uno o due membri del team di unirsi a te.

Durante la riunione, tutti assieme considerate tutte le idee negative per almeno 10 o 20 minuti. Devi aprire la porta al pessimismo e alle critiche. Non filtrare i rischi, non discuterli. Ogni rischio deve andare direttamente sulla lavagna.

Il secondo passo consiste nello stimare i rischi, uno per uno, utilizzando due criteri:

  1. Probabilità, da 1 a 4 (dove 1 rappresenta la probabilità più bassa e 4 un evento praticamente certo)
  2. Impatto, da 1 a 4 ( dove 1 descrive un basso impatto sul tuo progetto mentre 4 uno alto)

Per calcolare il pericolo, dovrai moltiplicare questi due numeri. Ti focalizzerai sui rischi ad alto pericolo nel terzo step.

Il terzo passo consiste nel pensare a possibili azioni in risposta a tutti i rischi classificati come più pericolosi, con un indice di pericolo pari ad esempio a 9, 12 o 16. Per ogni rischio pericoloso, è necessario il maggior numero di azioni di risposta possibile. Non ti preoccupare se inizialmente alcune risposte al rischio si sovrappongono o se si escludono a vicenda, le gestirai nella fase 4.

Di seguito un esempio per una conferenza:

Rischio

 

Probabilità

 

Impatto

 

Pericolo

 

Azione di risposta
Scarsa affluenza3412Più pubblicità/

Cambio data/

Abbassamento prezzo

Uno speaker arriva in ritardo224
Sforamento dei tempi del programma326
Presentazioni in ritardo per la stampa339Anticipare la deadline per la consegna/

Postporre la conferenza/

Stampa presentazioni dopo la conferenza/

Trovare una stampante più veloce

Il quarto passo è selezionare alcune azioni in risposta. Ricordati: devi fare una selezione, hai a disposizione tempo e risorse limitate. Non puoi selezionare tutte le opzioni, non puoi fare tutto.

In questo modo abbiamo fatto l’analisi del rischio, in 4 semplici passi.

Adesso quello che devi fare è aggiornare il tuo piano. Tutte le azioni in risposta al rischio che tu hai selezionato devono essere aggiunte al tuo piano ed eseguite nei giorni e nelle settimane successive.

Guardiamo indietro a quello che abbiamo appena fatto

  1. Hai creato un piano ottimistico
  2. L’analisi del rischio ha permesso a te e al tuo team di essere pessimisti per 10 o 20 minuti
  3. Hai aggiornato il tuo piano, che adesso dovrebbe essere più realistico

Sei passato dall’ ottimismo al realismo attraverso il pessimismo.Hai anche creato un semplice registro dei rischi.

La tabella a 5 colonne che hai creato è esattamente questo, un registro dei rischi, che potrai continuamente rivedere e aggiornare.

Ti sei appena incamminato sulla strada per un project management migliore, come suggeriscono alcuni metodi tra cui PRINCE2.

In pochi semplici passi, hai abbassato il rischio del progetto.

Hai allacciato le cinture di sicurezza sul sedile del progetto. È semplice da fare. Quindi fallo subito se vuoi aumentare il livello di sicurezza del tuo progetto.

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