Coinvolgere gli stakeholder in un progetto: come, quando e perchè?

Qualunque sia l’attività in atto, coinvolgere gli stakeholder potrebbe rivelarsi una decisione fondamentale per la buona riuscita di un progetto.

Che cos’è uno stakeholder

Uno stakeholder è un individuo, gruppo o organizzazione che può influenzare, essere influenzato o percepire di essere influenzato da un programma di cambiamento.

Gli stakeholder possono essere divisi in due macro-categorie: stakeholder interni e stakeholder esterni. Gli stakeholder interni sono coloro che lavorano all’interno dell’organizzazione mentre gli stakeholder esterni sono tutti coloro che vengono coinvolti dal progetto o dai suoi effetti pur non facendo parte dell’organizzazione.

Per approfondire leggi anche: Gli stakeholder in ITIL 4

Coinvolgere più che comunicare

Rispetto alla sola comunicazione, coinvolgere gli stakeholder è un’attività più proficua ed interessante per entrambe le parti.

Comunicare fa parte del coinvolgere gli stakeholder che possono così diventare parte delle attività decisionali e di implementazione rimanendo sempre aggiornati. In questo modo potranno evitare rallentamenti dovuti alla loro approvazione o incomprensioni causate da un mancato aggiornamento su alcune tematiche.

Comunicare e coinvolgere con successo

Gli elementi principali che devono essere considerati nel processo di comunicazione e coinvolgimento degli stakeholder in un progetto sono:

• Identificare e analizzare gli stakeholder al fine di mandare il messaggio giusto al pubblico giusto nel momento giusto e nel modo giusto.
• Comunicare con chiarezza e coerenza in modo che il messaggio sia percepito come rilevante e che gli stakeholder possano avere fiducia nelle attività che si stanno svolgendo.
• Utilizzare un sistema efficiente di consegna del messaggio in modo da poter garantire che gli stakeholder riescano a ricevere il messaggio nelle tempistiche necessarie e senza che insorgano problemi.
• Assicurarsi che tutti i feedback vengano ricevuti in modo efficace ed efficiente garantendo così il corretto funzionamento del processo di comunicazione.

Coinvolgere gli stakeholder: perché?

Gli obiettivi legati al coinvolgimento degli stakeholder all’interno della lavorazione di un progetto sono:

• Definire e gestire in modo corretto le necessità dei costumer, sia interni che esterni.
• Ottenere supporto e approvazione per quanto riguarda le iniziative di cambiamento per poter procedere con successo nelle attività.
• Consentire il cambiamento.

Sono gli stakeholder che autorizzano e permettono azioni di cambiamento ad ogni livello, per questo è così importante mettere in atto processi che sappiano coinvolgerli. Questo permette di procedere in modo più veloce garantendo meno ritardi e meno errori concludendo il progetto secondo i tempi e gli standard di qualità stabiliti.

Coinvolgere gli stakeholder: come?

Per riuscire ad instaurare un rapporto di successo, anche il come è fondamentale. Per coinvolgere gli stakeholder in modo efficace è necessario:

• Considerare equamente coloro che supportano e coloro che osteggiano il progetto.
• Mitigare l’influenza di coloro che percepiscono il progetto solamente come una minaccia.
• Coinvolgere tutti coloro che hanno interessi nel progetto, siano questi possibilità di guadagno o rischi di perdita.
• Considerare anche gli stakeholder apparentemente indifferenti alla messa in atto del progetto.
• Riuscire a gestire coloro che diventano un sostegno o un ostacolo in base a come vengono trattati e alle influenze che subiscono.
• Trattare con coloro che potrebbero diventare sia sostenitori che detrattori del progetto in base ai benefici che vengono realizzati e al loro livello di coinvolgimento.

In un progetto, gli stakeholder hanno il grande potere di influenzare il modo in cui questo viene pianificato ed implementato. Ovviamente, più gli stakeholder sono coinvolti, più la loro influenza aumenta, per questo motivo bisogna saper mitigare tutti gli input ricevuti ed inviati e cercare di bilanciare al meglio le diverse influenze.

Coinvolgendo gli stakeholder, è il rapporto di coinvolgimento stesso a dover essere gestito, dato che questo subisce dei cambiamenti in base alla tipologia di stakeholder, al contesto del progetto e alla natura di tutte le parti coinvolte.

Coinvolgere gli stakeholder: quando?

Fin dall’inizio del progetto.

Se si vuole coinvolgere gli stakeholder più che comunicare con loro le decisioni e chiedere approvazione e consigli, è necessario dar loro fin da subito tutti gli strumenti per poter partecipare al meglio al processo decisionale.

In questo modo sarà anche più semplice stabilire fin da subito i rapporti e i ritmi di lavoro senza doverlo fare in fasi successive e più concitate o problematiche della lavorazione del progetto.

Coinvolgere gli stakeholder è un modo per ottenere influenza e risultati positivi attraverso una gestione efficace delle relazioni.

Se vuoi leggere l’esperienza diretta di un professionista, leggi la nostra intervista a Raffaele Albertini: ITIL e soddisfazione del cliente.