Scopri la magia di P3 e diventa un mago aziendale

Data : 24/06/2011| Categoria: Portfolio Management| Tags:

Il primo romanzo della saga di Harry Potter uscì nel 1995, ma gli ci vollero parecchi anni per diventare un Best Seller. Molte domande non trovarono risposte fino all’ ultimo libro della saga, il settimo, pubblicato nel 2007: in quel momento, tutto divenne chiaro.

Anche il Project Management ha i suoi momenti magici. Il Project Management è una disciplina giovane, nata negli anni ’50. In un settore così giovane, i progressi si registrano ancora di anno in anno. Microsoft Project nacque nel 1985, PRINCE2 nel 1996. Nel 2011 abbiamo un’altra data importante: il completamento del framework OGC. [1]

Il framework OGC per il Project Management venne creato non tutto in una volta, ma attraverso alcuni volumi pubblicati a distanza di alcuni anni l’uno dall’altro che ebbero bisogno di 15 anni per affermarsi, più di quelli che furono necessari ad Harry Potter; ma, come è accaduto per Harry Potter, molte domande rimasero senza risposta fino all’ultimo libro…e poi tutto divenne chiaro.

La pubblicazione del libro di MoP nel 2011 fu un avvenimento particolarmente importante. MoP completò il framework per fornire una soluzione completa e coerente per le aziende. Il framework può essere considerato nel suo complesso come un puzzle. P3 significa Progetti, Programmi e Portafogli, con MoP l’insieme delle best practices OGC divenne completo e pronto per essere utilizzato.

La storia dell’ OGC nasce nel 1996 con PRINCE2 e comprende 4 libri:

PRINCE2 rappresenta il punto di partenza di P3, fornisce alle aziende un metodo per il Project Management comprovato e facile da imparare. Negli ultimi 25 anni, il mondo del lavoro si è progressivamente orientato ad un approccio basato sull’avvio di progetti per gestire le attività necessarie alla realizzazione di cambiamenti aziendali. PRINCE2, basandosi su processi semplici e ripetibili, si è rivelato essere un valido approccio per la gestione di queste attività tramite progetti.

Un altro punto di forza di PRINCE2 è l’efficace modello di governance. PRINCE2 ha due soli ruoli chiave: il Project Manager e l’ executive del progetto. Queste due figure interagiscono come una squadra rivestendo un ruolo che potremmo definrie“junior” e “senior”. Questo rende PRINCE2 una attraente ed efficiente soluzione per molte organizzazioni, che possono assegnare ad un numero maggiore di dipendenti ruoli in ambito di Project Management.

MSP, utilizzato per il Programme Management, è un altro elemento imprescindibile di P3. Quando un’ organizzazione deve implementare un cambiamento di portata più ampia, MSP può essere utile. A partire dal 1999, MSP diede risposta alla necessità di gestire progetti di vaste proporzioni: se il progetto è troppo complesso per essere gestito come tale o se c’è forte resistenza al cambiamento, è necessario il Programme Management. Come PRINCE2, MSP è un metodo facile da imparare ed è basato su processi semplici e ripetibili. Come PRINCE2, ha un ottimo modello di governance (MSP ha due soli ruoli che a cui viene assegnata la gestione day-by-day del programma: il Programme Manager ed il Business Change Manager. Per molte organizzazioni, ciò che rende interessante MSP è il fatto che prevede un mix di cambiamento e stabilità: entrambi sono importanti! Le imprese hanno bisogno di rinnovarsi, ma anche di un certo grado di stabilità. MSP fornisce le indicazioni per gestire questo cambiamento: dalla stabilità, attraverso la transizione ad una nuova stabilità.                                                                                                   

L’ evoluzione P3 accelerò nel 2008. Prima arrivò P3O, pubblicato nel 2008. Questo era un primo tentativo di creare un framework P3 unificato, e nel 2011 seguì MoP con cui si terminò. Sia P3O che MoP forniscono una visione a livello aziendale ed entrambi forniscono soluzioni P3 a livello corporate.

P3O tratta della creazione di uffici di supporto a P3. P3O significa “Portfolio, Programme e Project Offices”. Con l’avvento di internet e della globalizzazione, la frequenza del cambiamento è aumentata. Molte organizzazioni devono cambiare ancora più rapidamente di quanto facessero in precedenza. P3O fornisce indicazioni su come supportare il cambiamento ad alto livello, per coloro che hanno esclusivamente compiti manageriali e non operativi. La “O” nell’acronimo “P3O” significa “Offices”: le varie strutture di supporto a P3. Il libro P3O è stato il primo accenno di un framework aziendale per P3. Contiene valide linee guida sul perchè una struttura P3O può essere necessaria e su come implementarla. Un professionista in possesso delle competenze necessarie, sa esattamente come costruire una soluzione P3O, passo dopo passo.

MoP significa Management of Portfolios. Un portafoglio è un insieme di iniziative di cambiamento a livello di top management. MoP comprende processi definibili per la definizione del portafoglio che può diventare parte del processo di budgeting annuale dell’ organizzazione.

MoP funge inoltre da tramite tra differenti parti del framework aziendale:

  • MoP si rifersice alla strategia aziendale: come realizzare gli obiettivi strategici, quali investimenti effettuare, come massimizzare il ROI (Return On Investment)
  • MoP si riferisce al Business As Usual (BAU) dell’azienda, riconoscendo la necessità di bilanciare la stabilità necessaria per l’operatività dell’azienda con il cambiamento P3
  • MoP si riferisce al project e al programme management perchè ciò che ci si propone di realizzare attraverso la creazione del portafoglio verrà realizzato attraverso progetti e programmi
  • MoP si riferisce a P3O perchè la gestione del portafoglio è supportata dal Portfolio Office

Questi quattro libri: PRINCE2, MSP, P3O e MoP costituiscono il framewrok P3 aziendale. Ogni libro è indipendente dagli altri, ma se li si considera come un unico framework, possono portare un maggiore valore aggiunto.

Il punto di partenza è il glossario comune: può sembrare banale, ma in ambito di gestione di progetti, programmi e portafogli, è necessaria la massima chiarezza.

A questo bisogna aggiungere uno strumento di particolare importanza: P3M3. Questo modello consente ad un’ organizzazione di misurare i suoi progressi nell’ utilizzo delle best practice P3 e rende facilmente individuabili le aree dove si eccelle e quelle che possono manifestare al contrario alcune lacune.

Ancora più importante è il valore aggiunto apportato dalle connessioni tra i metodi. La visione top-down di MoP è necessaria per proteggere il ROI  dell’ organizzazione. MoP suggerisce di controllare il business case per ogni iniziativa di cambiamento. Se l’azienda utilizza anche PRINCE2 o MSP, la connessione è semplice dal momento che i progetti PRINCE2 e i programmi MSP devono avere tutti un business case.

Ci sono dozzine di ulteriori esempi. Il framework OGC completo ed è un puzzle: pieno di connessioni.

Il framework ora è pienamente operativo. Harry Potter era magico. Anche il framework OGC può portare a risultati magici. E’ veramente semplice da imparare: ogni modulo richiede solo 1 settimana: in un mese si può essere dei maghi certificati. Non sono necessari anni per ottenere delle risposte: la magia è ai tuoi ordini!

[1] L’ Office of Government Commerce, OGC, è esistito dal 2000 al 2011. Dobbiamo dare il merito a questo ente  di avere creato I metodi e quindi utilizzare il termine “OGC framework” è corretto. La realtà attuale però è che il framework è di proprietà del Cabinet Office ed è commercializzato con la dicitura “Best Management Practice”.

Jeff Ball

Jeff ha 25 anni di esperienza in Project e Programme Management. Ha consegnato progetti IT end-to-end in ambienti multiculturali; in qualità di Programme e PMO Manager, Jeff ha organizzato strutture P3O presso NEC Computers e Fortis Bank; ha gestito Programme offices per i più grandi programmi di trasformazione presso NEC Computers e BNP Investment Partners. È un trainer multilingue per PRINCE2, MSP, P3O and MoP, in grado di tenere corsi in inglese e francese.

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