PMO: cos’è? Definizione e caratteristiche

PMO: significato e definizione

La sigla PMO è generalmente usata per fare riferimento a Project Management Office. Il Project Management Office è un gruppo o un dipartimento all’interno di un’organizzazione il cui lavoro è quello di mantenere standard prestabiliti per il project management e il programme management all’interno della struttura. Il PMO può essere definito la spina dorsale di un progetto o programma di successo.

Il Project Management Office offre una guida a progetti e programmi cercando di standardizzare le pratiche in modo da incrementare l’efficienza dei processi. Si focalizza sugli standard e offre supporto implementando diverse metodologie. Inoltre, il PMO sviluppa e mantiene metriche per seguire e monitorare l’esecuzione di progetti e programmi.

Un PMO ha l’obiettivo di risolvere problemi e le sue funzioni e i suoi servizi sono allineati con l’obiettivo, e con le funzioni e i servizi degli altri PMO all’interno dell’organizzazione.

Diverse tipologie di PMO

Il termine PMO è principalmente utilizzato per far riferimento al Project Management Office, tuttavia in alcune organizzazioni la sigla PMO viene utilizzata per fare riferimento anche a Programme Management Office e Portfolio Management Office.

• Il Project Management Office supporta singoli progetti
• Il Programme Management Office coordina, identifica le dipendenze dei progetti e supporta la transizione dei risultati verso il Business as Usual
• Il Portfolio Management Office opera a livello aziendale e si occupa di gestire tutte le iniziative di cambiamento all’interno di un’organizzazione.

Le diverse tipologie di PMO forniranno all’organizzazione la capacità di realizzare iniziative di cambiamento in modo coerente e garantiranno che queste siano costantemente allineate agli obiettivi strategici.

PMO: cos’è?

Focalizzandosi sul Project Manager Officer e su cosa fa, ci sono tre diversi tipi che possono essere identificati: il PMO di supporto, il PMO di controllo e il PMO di comando.

Il PMO di supporto fornisce sostegno sotto forma di competenze on-demand, modelli, best practice e lesson learned. Questa tipologia di PMO è un’ottima soluzione organizzativa per le organizzazioni in cui i progetti vengono realizzati con successo in modo poco controllato.

Il PMO di controllo fornisce supporto ma richiede anche che questo supporto venga effettivamente utilizzato. Il PMO richiede metodologie specifiche, template e linee guida di governance. I progetti sono monitorati in modo costante da questo tipo di PMO. Il PMO di controllo è una soluzione per le organizzazioni che vogliono allineare attività, pratiche e documentazione.

Il PMO di comando fornisce esperienza in Project Management e risorse per gestire un progetto. Questo tipo di PMO crea un alto livello di coerenza delle pratiche attraverso tutti i processi ed è specialmente efficace in organizzazioni molto ampie.

PMO: cosa fa?

Il PMO, di qualsiasi tipo sia, fornisce indicazioni e informazioni. Aiuta le organizzazioni ad assicurarsi che i progetti giusti siano portati a termine e che vengano prese le decisioni giuste dalle persone giuste, con le giuste informazioni e al momento giusto. Questo aiuta le organizzazioni a gestire e portare a termine progetti in linea con i valori e gli obiettivi delle organizzazioni stesse.

Il PMO:

In concreto, cosa fa un PMO?

• Cerca di attuare un’adeguata selezione dei progetti e di dare priorità ai criteri che migliorano il contributo alla strategia, insieme alla convalida del business case.
• Fornisce servizi che supportano la gestione delle dipendenze tra consegna, deliverable, cambiamenti di business e benefici in tutti i progetti e programmi.
• Può coinvolgere l’utilizzo di metodologie specifiche come PRINCE2 e MSP o altre metodologie di Project o Programme Management al fine di assicurare che i progetti e i programmi siano consegnati in modo efficiente, efficace e rispettando gli standard di qualità.
• Fornisce un framework di supporto per i promotori di progetti e programmi al fine di fornire i benefici allineati con l’obiettivo dell’organizzazione.
• Progetta e implementa funzioni e servizi che affrontano i problemi e le questioni, sia attuali che futuri, riconosciuti e individuati all’interno dell’organizzazione.
• Ascolta i decision maker dell’organizzazione e struttura le funzioni e i servizi di conseguenza.
• Si adatta alla maturità dell’organizzazione, alla cultura, alla struttura e al livello di sponsorizzazione. Sulla base di ciò determina il valore dei servizi per l’organizzazione.
• Mantiene una panoramica di tutti i progetti e programmi in corso, precedenti e futuri e funge da archivio per tutta la documentazione.
• Crea report di qualità che possono essere utilizzati per il processo decisionale di dirigenti e consigli di amministrazione con dati aggiornati, affidabili e credibili.
• Dimostra il valore dei servizi che fornisce.

Le organizzazioni non sono statiche ma si adattano e cambiano in continuazione per riflettere i cambiamenti dell’ambiente di business. Questo significa anche che le sfide e le domande a cui rispondere sono in costante cambiamento. È compito di un PMO ben organizzato di essere sempre attento ai cambiamenti dell’ambiente di business: il PMO deve essere sempre alla ricerca di nuove sfide e domande a cui rispondere. Deve valutare continuamente i servizi e le funzioni forniti in modo che possano essere adattati secondo le necessità.

Il PMO è un riflesso diretto dell’organizzazione, per questo nessun PMO è statico. Questo significa che il PMO, dopo aver fatto le dovute valutazioni, può anche decidere di fermare alcuni servizi per introdurne di nuovi.

Per approfondire leggi anche: PMO – Chi è e cosa fa?

Ruoli all’interno del PMO

L’insieme di competenze e ruoli è diverso per ogni PMO: dipende infatti da grandezza, complessità e da molti altri fattori sia dell’organizzazione che del PMO stesso. In ogni caso, per poter avere un PMO efficiente ci sono alcune aree che devono essere necessariamente coperte:

• Coinvolgimento degli stakeholder: per assicurare che le persone giuste ricevano i messaggi giusti nella maniera corretta, evitando interpretazioni scorrette.
• Project management: per essere in grado supportare e/o sfidare con credibilità
• Analisi: per essere in grado di raccogliere, interpretare e analizzare dati spesso complessi
• Comunicazione: per essere in grado di ascoltare e di presentare i messaggi nel modo corretto, anche i più difficili
• Negoziazione: per agire come un broker tra sponsor, business e PMO. Non è una necessità quotidiana ma potenzialmente è una competenza inestimabile all’interno di un’organizzazione.

Il PMO è tendenzialmente gestito da PMO Manager. Lui/lei supervisiona con successo tutti gli aspetti di tutti i progetti e/o programmi in corso. Altri probabili ruoli all’interno di un PMO ben organizzato possono essere definiti in quattro diversi livelli:

• Ruoli di supporto ai progetti: Project administrator, Project Coordinator, Project Support Officer
• Ruoli di supporto a portfolio, programma e progetto: : Project Management Officer, PMO Officer, ruoli di PMO Specialist (Project Planner, Project Scheduler, Project Controller)
• Ruoli gestionali all’interno del PMO: PMO Manager, PMO Lead
• Ruoli direttivi all’interno del PMO: Head of PMO, PMO Director, Portfolio Director, ePMO (enterprise PMO)

Per ricoprire ruoli di alto livello all’interno del PMO spesso viene richiesta la certificazione P3O (Portfolio, Programme and Project Offices). P3O è una metodologia che supporta le organizzazioni a costruire strutture che permettano di realizzare con successo i portfolio di gestione del cambiamento in programmi e progetti.

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