Fattibilità di progetto – Intervista al PMO Ward Salen di Woningfonds

In questa intervista con Ward Salen di Woningfonds, parliamo della fattibilità di un progetto per il PMO.

Qual è il tuo ruolo e cosa fai effettivamente?

Attualmente sono Project Manager Officer (PMO) presso Woningfonds van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (Bruxelles-Capital Region Housing Fund). La nostra organizzazione mira a promuovere l’accesso ad una casa e alla vita per tutti offrendo una gamma di servizi alle persone che cercano una casa a Bruxelles.

In qualità di PMO, centralizzo tutte le informazioni sui progetti e supervisiono la metodologia utilizzata per questi progetti. A tal fine, incontro regolarmente gli sponsor e i Project Manager per riferire e aiutarli a pensare al modo migliore per affrontare ogni progetto. Sono anche il loro punto di contatto e fornisco formazione e coaching ove necessario. Oltre a queste responsabilità, conduco personalmente alcuni progetti, che trovo utili per mantenere lo stesso quadro di riferimento dei Project Manager con cui lavoro.

Come sei arrivato alla tua posizione attuale?

10 anni fa ho iniziato come assistente sociale a Woningfonds. Qualche anno fa, quando mi ero stancato della routine del mio lavoro, ho avuto l’opportunità di riqualificarmi come Project Manager. Il mio primo progetto è stato un successo e ho avuto la possibilità di semplificare la metodologia che ho applicato con l’aiuto del PMBoK a tutti i progetti nel ruolo di PMO.

Quali best practice utilizzate all’interno della vostra organizzazione? Perché questo è importante?

Tutti i progetti sono inclusi in un portfolio che esaminiamo trimestralmente con il Portfolio Management Board (PMB),tutti sponsor dei progetti. I progetti vengono aggiunti a questo portafoglio solo secondo il principio stage gate. Ad esempio, è richiesta l’approvazione di un Project Initiation Document (PID) da parte di uno sponsor in modo che il progetto sia chiaramente definito e collegato a un obiettivo della nostra organizzazione. Applicando questo principio, manteniamo sempre il consenso sulla ragion d’essere del progetto.

Come puoi creare valore attraverso il Project e/o il Program Management nel tuo settore? C’è un caso d’uso speciale di cui vorresti parlarci?

Il valore aggiunto di un progetto non è valutato dal Project Manager o dallo sponsor. Sono i beneficiari, gli utenti, gli stakeholder che devono dare una valutazione. Pertanto, è importante mantenere uno stretto contatto con questo gruppo di persone durante tutto il progetto. La flessibilità come Project Manager è fondamentale qui e, in molti casi, ha la precedenza sul piano di progetto originale. Nelle parole di Albert Einstein: “Sforzati di non avere successo, ma piuttosto di essere di valore”.

Applichi i principi Agile nel tuo lavoro? Se sì, puoi dirci quando e come?

Dalla mia formazione AgilePM con QRP, ho gli 8 principi DSDM (Dynamic Systems Development Methodology) appesi alla mia scrivania. Credo che concentrarsi su questi principi possa essere una risorsa per tutti i progetti. A seconda del progetto, la nostra attenzione può essere spostata. Da un lato, i progetti digitali beneficiano maggiormente della consegna regolare e dello sviluppo iterativo. D’altra parte, ad esempio nei progetti finalizzati al cambiamento organizzativo, ci concentriamo maggiormente sulla comunicazione e sulla cooperazione.

Quali sono le maggiori sfide per un PMO che lavora nel tuo settore? Ci sono abilità fondamentali o tratti personali di cui un PMO di successo dovrebbe essere a conoscenza?

La sfida più grande è mantenere tutti i progetti all’interno di un quadro. Con questo intendo dire che i progetti possono essere facilmente avviati, modificati e anche morire tranquillamente se non esiste un quadro chiaro in cui questi progetti esistano. Mantenere i Project Manager e gli sponsor convinti della sua utilità è una sfida. Pertanto, è fondamentale dimostrare quale sia il valore aggiunto di un PMO all’interno di questo quadro di progetto. Per questi motivi, un PMO è preferibilmente proattivo e un buon comunicatore.

Che consigli puoi dare ad altri professionisti del Project e/o Program Management?

Pensa attentamente quando inizi ogni progetto. Devono essere ricoperti i ruoli di sponsor, Project Manager ed eventualmente un utente. Discuti regolarmente il progetto in modo strutturato. Per progetti che sono stati nel portafoglio per molto tempo ma hanno avuto pochi o nessun progresso; chiediti perché sono ancora lì. Se non è possibile rispondere chiaramente a questa domanda o se non c’è più uno sponsor che sostiene questo progetto, il progetto può essere chiuso. Faresti meglio a risparmiare la tua energia per progetti fattibili.

Su una nota più personale, puoi nominare tre concetti che vorresti imparare nel prossimo futuro per sviluppare come professionista?

No. Per il semplice motivo che quando voglio imparare qualcosa, ci lavoro velocemente. Di conseguenza, non arrivo mai a un elenco di 3.