8 cause comuni di insuccesso di un progetto (e come evitarle)

I motivi per il mancato successo di un progetto possono essere tanti; ogni progetto è unico e può incontrare ostacoli pronti a minarne la realizzazione. Tuttavia, ci sono alcuni motivi di insuccesso abbastanza comuni, che possono essere identificati ed evitati.
Una ricerca dell’Ufficio Nazionale del Commercio Britannico ne ha evidenziati otto:

1. Mancanza di correlazioni chiare tra il progetto e le priorità strategiche dell’organizzazione
2. Mancanza di responsabilità e autorità chiare nel senior management
3. Mancanza di coinvolgimento effettivo degli stakeholder
4. Mancanza di competenze e di un approccio comprovato di project management 
5. Poca attenzione allo sviluppo e implementazione per fasi  
6. Valutazione delle proposte guidata dal prezzo iniziale invece che dai benefici a lungo termine
7. Mancanza di comprensione e dialogo con i fornitori ai livelli senior dell’organizzazione 
8. Mancanza di integrazione efficace nel team di progetto

Come fare ad evitarli? Ecco 8 suggerimenti:

1. Mancanza di correlazioni chiare tra il progetto e le priorità strategiche dell’organizzazione

I progetti devono riflettere e perseguire gli obiettivi dell’organizzazione sponsor. È necessario poter dimostrare come ogni progetto supporta questi obiettivi in modo da prioritizzare i progetti con migliore ritorno sugli investimenti.

Due strumenti che ti possono aiutare ad evitare questa causa di fallimento:

• Un Business Case correttamente progettato : il tema del Business Case stabilisce che i motivi per intraprendere un progetto e giustificare l’investimento debbano essere ben documentati e compresi. Inoltre, il business case deve essere rivisto e aggiornato nel corso del progetto al variare delle circostanze.
• Coinvolgimento del Project Board: il Project Board è un gruppo di  stakeholder senior rappresentano i decision-maker chiave del progetto. Questo gruppo rappresenta gli interessi dell’organizzazione. Il suo ruolo collettivo è quello di assicurare che il progetto abbia valore e contribuisca al conseguimento degli obiettivi strategici dell’organizzazione.

2. Mancanza di responsabilità e autorità chiare nel senior management

Il giusto coinvolgimento del Project Board è essenziale: il board può essere coinvolto in un processo chiamato “Direzione di un progetto” che assicura che le decisioni più importanti per tutta la vita del progetto siano prese dal personale più esperto. Dimensione, complessità e importanza del progetto determineranno chi farà parte del Project Board: sicuramente, i membri del Project Board devono essere nominati  sulla base della loro autorità nel prendere decisioni.

3. Mancanza di coinvolgimento effettivo degli stakeholder

Il coinvolgimento degli stakeholder chiave è fondamentale per assicurare le responsabilità del progetto e per garantire i risultati. Quanto più gli stakeholder sono appassionati al progetto più saranno propensi a essere coinvolti all’insorgere di ostacoli e saranno più reattivi nell’affrontare le problematiche man mano che sorgono.

Uno strumento che puoi utilizzare per evitare questo rischio è un Piano di Comunicazione, che assicura che gli stakeholder siano identificati durante la prima fase di gestione. Il piano specifica le richieste di informazioni degli stakeholder e descrive come il  project team le soddisferà.

4. Mancanza di competenze e di un approccio comprovato di project management

I metodi di project management sono i risultati di tutti gli insegnamenti provenienti da diversi gruppi di Project Manager, director, clienti e utilizzatori delle metodologie. Questi insegnamenti formano la base di una approccio coerente al project management che guida il project team nell’applicazione delle best practice. Il metodo fornisce una guida sulle azioni da intraprendere e le informazioni necessarie  per prendere le giuste decisioni. È importante che i Project Manager e le persone chiave coinvolte nei progetti siano ben preparate e formate. Questo da forza al team e più struttura al progetto stesso!

5. Poca attenzione allo sviluppo e implementazione per fasi  

La suddivisione del lavoro in step riduce l’esposizione al rischio e garantisce un’accurata pianificazione  e monitoraggio del progresso. La divisione del progetto in step gestibili rende la sfida meno scoraggiante e da chiarezza sulla portata del progetto.

Un esempio: il principio di PRINCE2 “focalizzazione sui prodotti” e l’utilizzo della tecnica di pianificazione basata sul prodotto sono determinanti per definire gli step gestibili di un progetto. La  divisione dell’ambito del progetto in prodotti, e l’assegnazione di ogni prodotto a Team Manager, assicura che ci sia una focalizzazione continua sulla definizione di fasi orientate alla realizzazione del progetto.

6. Valutazione delle proposte guidata dal prezzo iniziale invece che dai benefici a lungo termine

Anche se il costo di realizzazione di un progetto è una considerazione importante, non dovrebbe essere l’unica coinvolta nella determinazione di fattibilità di un progetto. Il Business Case giustifica l’avvio di un progetto e il suo proseguimento, confermando il principio della  “giustificazione commerciale continua”. Il Business Case identificherà i benefici misurabili e stabilirà una visione di lungo termine del valore del progetto.

7. Mancanza di comprensione e dialogo con i fornitori ai livelli senior dell’organizzazione

In ogni progetto è necessario collaborare con gli stakeholder e assicurare che le loro esigenze siano soddisfatte e che la loro esperienza e competenza sia utilizzata a vantaggio del progetto. Chi può aiutarti in quest’ambito? Il ruolo di Fornitore Senior, rappresentante chiave del team fornitore/venditore. Questo ruolo è parte del Project Board, che contribuisce a tutte le decisioni chiave.

8. Mancanza di integrazione efficace nel team di progetto

Capita spesso di notare la mancanza di integrazione del project team tra clienti, fornitori. È fondamentale creare un ambiente cliente-fornitore: avendo questi interessi insieme nel gruppo di decisione di un progetto si favorisce l’integrazione di interessi differenti.