3 suggerimenti per introdurre un metodo di Project Management adatto alla tua organizzazione

Data : 21/12/2016| Categoria: Project Management| Tags:

In QRP International sappiamo che il migliore modo per imparare e dimostrare l’efficacia delle Best Practice è CONDIVIDERE storie di successo, specialmente attraverso case study e esempi di situazioni comuni.

Se è vero che non si finisce mai di imparare, vogliamo aiutarvi ad avere sempre nuovi spunti e suggerimenti per stare al passo con il cambiamento.

In questo articolo vedremo come Rentokil Initial ha creato ed introdotto un metodo di project management adattato alla sua organizzazione partendo dai principi best practice di PRINCE2.

Initial Textiles & Hygiene Services (parte del gruppo Rentokil Initial) ha fatto dell’eccellenza nel project management l’elemento chiave della sua strategia.
Invece di adottare un metodo best practice standard, Rentokil Initial ha utilizzato i principi best practice del metodo PRINCE2 come guida e punto di riferimento per creare un suo metodo su misura che è stato progettato per i suoi project manager (PM) e per sostenere il processo decisionale del senior management.

L’obiettivo? Trasformare il business in un’organizzazione con metodi di lavoro uniformi, apportando benefici ai clienti, che possano così avere visibilità di un business ottimizzato, efficiente ed orientato al servizio, e ai business nei vari paesi, che fino ad allora avevano dato risultati diversi in termini di successo nei cambiamenti su larga scala.

Initial, da essere originariamente un insieme di business locali, è passata ad avere un ruolo centralizzato come una grande compagnia a livello europeo nel settore dei servizi per l’igiene, fornendo un’ampia gamma di prodotti e servizi a livello mondiale per la pulizia e igiene nel posto di lavoro. Il business è formato da più divisioni nelle diverse aree geografiche, principalmente divisi per settori dei servizi.

“Fino a pochi anni fa i business nei vari paesi erano indipendenti. Ma da poco abbiamo iniziato, soprattutto a causa della crescita e delle acquisizioni, a professionalizzare i processi di project management in modo che i paesi non agiscano in maniera autonoma ma coordinata. Tutto questo ha portato a vantaggi nei sistemi, prodotti, marketing, vendite e nell’intera supply chain.”(Titus Dijkstra, Programme Director della divisione Hygiene and Textiles di Initial)

Quattro anni fa Rentokil-Initial ha creato il suo Framework di Project Management (PMF), per avere maggiore visibilità ed una migliore gestione dei progetti. Inizialmente il metodo ha incontrato molta resistenza all’interno dell’azienda, principalmente a causa della sua complessità (il metodo PMF constava di 10 fasi e 56 diversi documenti).

Titus Dijkstra, nominato Programme Director nel 2010, ha deciso da subito di analizzare il metodo utilizzato. La sua esperienza precedente in progetti lo aveva portato ad essere consapevole che ogni metodo deve essere semplice e facile da seguire, e ogni documento deve essere il più chiaro possibile per essere utilizzato efficacemente. Per questo motivo ha deciso di collaborare con una società di consulenza che ha supportato l’azienda nel miglioramento del metodo PMF, partendo dalle best practice ed arrivando all’elaborazione di una nuova versione del precedente metodo.
La nuova versione è composta da 5 fasi da documentare – tutte e cinque obbligatorie – e 10 documenti. I progetti devono passare attraverso 5 step. L’organizzazione sta anche implementando una Balanced Scorecard per conseguire i suoi obiettivi strategici.

Secondo Sheila Roberts, Direttrice di CUPE, l’Accredited Consulting Organization che ha supportato Rentokil Initial,

“Il dialogo tra CUPE e Initial è stato essenziale per assicurarsi che il metodo PMF Lite fosse il metodo giusto per Initial, ma anche che rispettasse i principi delle best practice. Il nuovo metodo è stato concepito per dare ai project manager una guida su cosa è previsto in ogni fase dei loro progetti, e di come deve essere redatta la documentazione.”

Come Rentokil Initial ha introdotto il suo nuovo metodo

Il processo per la creazione del nuovo metodo PMF lite è durato due anni. I template e il materiale di formazione sono stati tradotti in 5 lingue e sono stati organizzati training in 6 paesi e 3 lingue.
Anna-Louise Regan è la PMO Support Manager ed è stata responsabile per lo sviluppo del programma di formazione di 150 risorse in tutta Europa.
Ha creato un archivio online di tutti i programmi e progetti della Divisione Europa e supporta i nuovi PMO locali a impostare i loro Programme Office. Il metodo e i template sono disponibili on-line in tutte le lingue.
Anna-Louise ha guidato il lavoro di definizione di ruoli e responsabilità all’interno dei progetti:

“Prima i project manager gestivano i progetti da soli e non erano abbastanza supportati nei casi di insuccesso. Ora siamo stati in grado di coinvolgere i senior team e i progetti sono guidati dal Programme & Project Board. Questo significa che i PM sono adeguatamente supportati, le decisioni vengono prese in modo tempestivo, e i progetti vengono realizzati in maniera molto più efficace.”

Uno dei primi progetti realizzati con il metodo PMF è stato il rinnovamento dei prezzi. Prima dell’introduzione del metodo ogni paese agiva autonomamente, senza nessun tipo di processo per i servizi di prezzo offerti al cliente. Ora l’organizzazione non solo ha un approccio comune di gestione, nuovi processi e un nuovo strumento di pricing, ma lavora in collaborazione per definire i processi.
Un beneficio importante è che il Managing Director Peter Slator ha – per la prima volta nella storia dell’organizzazione – un’overview completa di cosa sta succedendo in tutta l’organizzazione a livello di progetto e questo aiuta a focalizzarsi sui progetti e portarli a termine.

INSEGNAMENTI

Secondo il Programme Director Titus Dijkstra e la PMO Anna-Louise Regan, uno degli insegnamenti appresi da questa esperienza è stato l’importanza strategica dei progetti all’interno del business.

“Prima pensavamo che lo staff potesse gestire i progetti all’interno del proprio lavoro giornaliero ma ora abbiamo capito che le competenze richieste e le responsabilità del PM sono specifiche”.

“I nostri project manager hanno un ruolo fondamentale nel portare in vita la strategia ed è veramente importante che siano motivati, sostenuti e supportati a fare del loro meglio.”

L’organizzazione ha anche tratto benefici dalla struttura e chiarezza fornite dal framework:

“Le risorse hanno bisogno di sapere le loro responsabilità e di cosa hanno bisogno per adempierle. Naturalmente c’è ancora un po’ di diffidenza quando chiediamo alle risorse di fare le cose in un nuovo modo ma nel complesso il metodo è ben compreso e applicato e i benefici iniziano a vedersi.

Alcuni esempi?

  • miglior collegamento tra obiettivi strategici e progetti: è migliorata la capacità dell’organizzazione di realizzare progetti e le scelte riguardo l’allocazione delle risorse sono sicuramente più informate.
  • meno tempo speso per la reportistica: ora c’è solo un report richiesto mentre prima le stesse informazioni venivano riportate in diversi formati per diversi audience – e questo è un notevole risparmio di tempo.

L’esempio di Rentokil Initial mostra come sia possibile rendere le best practice effettive all’interno dei progetti. Rentokil Initial ha lavorato su qualcosa che funziona per l’organizzazione senza preconcetti o condizionamenti, creando un metodo che consente ai project management di realizzare progetti in maniera efficiente, riducendo il peso della burocrazia e allo stesso tempo migliorando la disponibilità e visibilità delle informazioni al livello di direzione.

Benefici del metodo PMF Lite

  • visibilità in tutta l’organizzazione
  • focus su cosa verrà realizzato
  • un insieme chiaro di processi e template
  • i project manager sanno che, seguendo il metodo PMF lite, faranno un buon lavoro

Suggerimenti per altre organizzazioni

  • pensa a cosa hai bisogno e non sforzarti di seguire ciecamente le best practice
  • ottieni l’appoggio del senior management – senza non riuscirai ad avere successo
  • mantieni l’onere amministrativo basso in modo che le risorse riescano ad utilizzare ciò che è previsto

Vuoi conoscere alcuni esempi di PRINCE2 in pratica? Leggi i case study #PRINCE2 in pratica: sfide, successi e insegnamenti e #PRINCE2 in Pratica – il case study Konica Minolta

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