Abbiamo rivolto a Marc Berghmans, esperto di Project Management e PM² Ambassador della Commissione Europea, alcune domande sulla metodologia di Project Management open source PM².
Puoi condividere un po’ di te, del tuo ruolo attuale e del tuo legame con PM²?
Sono entrato a far parte della Direzione generale dell’Informatica della Commissione europea nel 2014 e da allora lavoro per il Centro di eccellenza in PM² (CoEPM²). È un team che promuove l’uso di PM², PM²-Agile, PM²-Programme Management e PM²-Portfolio Management presso istituzioni, agenzie, organismi e Stati membri europei.
Attualmente guido il CoEPM² e, in qualità di Ambasciatore del PM², rappresento il PM² e le relative offerte internamente all’interno delle istituzioni europee ed esternamente con le autorità pubbliche, il mondo accademico, ecc. negli Stati membri. Il nostro obiettivo è promuovere e aumentare l’uso del PM² all’interno e all’esterno delle istituzioni dell’UE.
In che modo PM² è legato alla Commissione europea?
La metodologia PM² e la relativa offerta sono state sviluppate dalla Commissione Europea per supportare al meglio le esigenze specifiche delle pubbliche amministrazioni e più in particolare le procedure delle istituzioni europee.
Esistono diverse metodologie di Project Management. Cosa distingue PM² come metodologia di project management?
Come accennato in precedenza, PM² è stato sviluppato specificamente tenendo conto delle esigenze della pubblica amministrazione. A questo proposito, la metodologia è:
- Snella e concisa, con circa 100 pagine
- Include modelli per tutti gli artefatti utilizzati nella metodologia. Questi manufatti spiegano in dettaglio come devono essere completati
- Personalizzabile
- Ha una struttura di governance chiara
- Infine, cosa più importante, include una serie di mentalità da seguire. Queste sono correlate ai comportamenti che i project manager dovrebbero applicare durante l’implementazione della metodologia
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi della metodologia PM² per te?
Il vantaggio di PM² è che fornisce una metodologia comune di gestione dei progetti che consente ai project manager delle istituzioni dell’UE, degli Stati membri, ecc. di gestire efficacemente il ciclo di vita dei loro progetti. Ciò significa che fornisce una serie chiara e completa di processi sulla gestione dei progetti.
Lo svantaggio che vedo ora è che non siamo in grado di offrire il nostro programma di formazione e certificazione all’esterno.
Hai una grande esperienza nella gestione dei progetti. Puoi fare un esempio di un progetto particolarmente impegnativo che hai gestito in passato e di come hai superato eventuali ostacoli?
Un progetto molto impegnativo è stato il sistema di identificazione dei visti (VIS). Un progetto della Commissione europea che ha portato a un sistema di scambio di dati tra gli Stati membri Schengen sui visti. Il gruppo delle parti interessate era molto diversificato e comprendeva la Commissione europea, la polizia nazionale francese, 27 Stati membri, diverse aziende e il mio team. La sfida più grande che abbiamo incontrato è stata mantenere una comunicazione chiara.
Siamo riusciti a superare tutte le differenze attuando una comunicazione chiara e trasparente. Un’altra regola che ci ha aiutato molto è quella del “nessuna sorpresa”. Ciò significa che non sorprendi mai gli altri stakeholder, né con buone notizie né con cattive notizie. La nostra regola era di comunicare non appena ci fossero deviazioni.
Stiamo vedendo che l’ambiente di lavoro diventa più ibrido, nel senso che molti team stanno mescolando smart working e presenza in ufficio. In che modo PM² può supportarlo secondo te?
Per la metodologia PM², non abbiamo notato alcuna differenza se le persone lavorano nello stesso ambiente o a distanza l’una dall’altra. Naturalmente, lavorare a stretto contatto nello stesso ufficio ha il vantaggio di fornire un contatto informale più facile.
Nelle impostazioni ibride, è necessario impostare il piano di comunicazione e le regole per la comunicazione. Queste possono essere cose semplici come concordare l’orario di lavoro, il modo di comunicare (per evitare che le persone si inviino spam a vicenda, ecc.).
Nella tua esperienza, come pensi che PM² risponda alla crescente esigenza di essere Agile?
Penso che PM² risponda molto bene alla crescente esigenza di essere agili. La nostra metodologia e certificazione PM²-Agile è un buon esempio in quanto è completamente collegata alla metodologia di gestione dei progetti PM². I project manager che desiderano utilizzare PM²-Agile nei loro progetti apprezzeranno l’integrazione tra i due. È possibile scaricare PM²-Agile dal sito Web dell’UE.
Per ulteriori informazioni sul PM², visitare il sito Web dell’UE.
Continua a leggere sulla metodologia di gestione del progetto PM² con questa intervista a Reinhard Wagner, un caso di studio del primo meeting paperless College della Commissione europea e la storia di PM².
