Avevo sei uomini affidabili al mio servizio. Mi hanno insegnato tutto quello che so. I loro nomi erano: Dove, Cosa, Quando, Perché, Come e Chi?
Sapete chi ha detto questa frase?
Probabilmente no, ma riconoscerete il nome di questa persona. È Rudyard Kipling, autore de “Il libro della giungla”, diventato poi un famoso cartone animato Disney.
Quello che Rudyard Kipling ha detto ti può aiutare nel Project Management. Le sue domande di base: “Cosa, Quando, Perché, Come e Chi” possono guidarti attraverso la fitta giungla della comunicazione nell’ambito del Project Management.
Nel Project Management le comunicazioni sono importanti e possono svolgere un ruolo critico perché il progetto si concluda con successo. Vari analisti hanno sottolineato come una comunicazione inadeguata sia una delle ragioni principali di fallimento di un progetto.
Come mai comunicare è così importante? La ragione principale è perché i progetti sono cross-funzionali. Molte organizzazioni sono basate sulla suddivisione del lavoro in base alla funzione: sono costituite in pratica da tanti compartimenti stagni. Le cose potrebbero funzionare bene all’interno di ciascun dipartimento, ma i progetti devono essere portati avanti in modo trasversale, attraverso tutta l’organizzazione (in più di un dipartimento alla volta) e spesso coinvolgono anche partners esterni all’organizzazione (più di una singola azienda). Perché un progetto che coinvolge più dipartimenti all’interno di un’ organizzazione abbia successo, è necessaria una comunicazione ricca e trasversale.
In secondo motivo è che il progetto costituisce un veicolo per il cambiamento. È probabile che le persone oppongano resistenza al cambiamento perché si sono abituate a lavorare secondo determinate procedure. Il cambiamento modifica il modo di lavorare e incontra quindi resistenza. Se desideri che i tuoi progetti possano portare il cambiamento desiderato, devi essere in grado di comunicare in modo da creare il maggior consenso possibile e ridurre al minimo le resistenze.
Dal momento che comunicare è importante, il Project Manager ha bisogno di un piano di comunicazione ed è in questo momento che le parole di Rudyard Kipling sono molto utili.
Abbiamo bisogno di sei affidabili aiutanti, ovvero di sei domande chiave per creare un piano di comunicazione:
- A chi? Il gruppo di stakeholder che riceve la comunicazione
- Cosa? Il messaggio che deve essere trasmesso
- Chi? L’obiettivo della comunicazione
- Da chi? Chi dovrà creare e/o effettuare la comunicazione
- Quando? Con quale frequenza, in quale data o durante quale fase del progetto
- Come? Quali canali di comunicazione utilizzare (email, meeting, intranet, a voce…)
Esempio
| A chi? | Cosa? | Perché? | Da Chi? | Quando? | Come? |
| L’ intero team di progetto | Obiettivi iniziali | Coinvolgere i membri | PM | Inizio del progetto | Riunione d’ Inizio |
| Team gestione ordini | Calendario Training | Assicurare la disponibilità di formazione | Gestore ordini | Inizio seconda fase | Durante la riunione mensile del team |
| Sales Force | Nuovo schema bonus | Motivare | Responsabile vendite Regionale | Prossima riunione trimestrale | Sessione Q&A in Powerpoint |
| Internal Audit | Grafico di flusso dei progetti | Compliance | Responsa-bile team gestione processi | Per ogni nuova versione | Riunione per revisione processi |
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La creazione del piano di comunicazione è il primo passo. Una volta ultimato, il prossimo passo consiste nel metterlo in pratica e cominciare ad utilizzarlo per le tue comunicazioni, settimana per settimana, mese per mese.
Per il project manager, creare un piano di comunicazione è un buon investimento in termini di energia. Normalmente hai bisogno di una, massimo due ore per creare un piano iniziale e questo ti salverà ore e ore di fatica durante il progetto. Il piano ti aiuterà ad individuare gli stakeholder trasversali, le aree dove sarà più facile incontrare resistenza e la strategia per far sì che sia il più bassa possibile.
La creazione di un piano di comunicazione è un approccio adottato da molti metodi Best Practice. Nel metodo di project management PRINCE2, costituisce la base della strategia di comunicazione. In MSP, metodo dedicato alla gestione di programmi, viene utilizzato un set di strumenti diversi come ad esempio la Stakeholder Engagement Strategy, che inizia con l’analisi dettagliata dei vari stakeholder e termina con un piano di Comunicazione.
Qualunque sia il metodo che decidi di scegliere, esci dalla giungla. Ricordati dei sei affidabili aiutanti di Kipling e crea un piano di comunicazione per il tuo progetto o programma.
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