Blueprint: cos’è e perché è importante per realizzare un programma di successo

Il blueprint è un elemento fondamentale di un programma; per questo è uno degli elementi chiave del programme management e in particolare della best practice di Axelos MSP® (Managing Successful Programmes).

Blueprint: cos’è?

Un blueprint cattura le capacità che un’organizzazione vuole avere alla fine del programma. Risponde alle domande: quali sistemi e quale tecnologia richiederà l’organizzazione? Quali competenze e capacità? Che tipo di cultura vogliamo creare?

Se in un programma la visione è come un faro che serve a mantenere il lavoro rilevante e allineato, è anche vero che un’organizzazione ha bisogno di un modello più dettagliato che descriva quello che è lo stato futuro desiderato e come funzionerà. Per questo è importante il blueprint.

In pratica il blueprint fornisce i dettagli “dietro le quinte” della visione; e lo fa descrivendo come arrivare da A (dove siamo ora) a B (dove vogliamo essere). Quindi si deve basare su due pilastri:

1. Cosa ci serve? Quali sono le capacità di cui abbiamo bisogno nell’organizzazione futura?
2. Come sarà il processo di cambiamento? Un’organizzazione non può passare da un modello operativo esistente ad uno futuro in una sola volta, soprattutto considerando il livello di cambiamento ed investimento necessari. Invece, i cambiamenti devono essere graduali e svilupparsi in un arco di tempo che va dai 3 ai 5 anni.

Il blueprint indirizza le organizzazioni verso investimenti strategici di lungo termine, al contrario del business as usual e del budget annuale che guidano il breve termine e le soluzioni tecnologiche.

Un esempio di blueprint? Un’organizzazione vuole ampliare la sua offerta di servizi in un arco di tempo di 5 anni: il blueprint serve a chiarire quali servizi migliorare, quali continuare ad offrire invariati e quali avviare e stoppare. Una volta che l’organizzazione conosce con chiarezza l’offerta di servizi desiderata può capire di cosa hai bisogno per fornire quei servizi. Il blueprint aiuta a catturare il divario di capacità tra lo stato attuale e lo stato futuro.

Per definizione, il blueprint esiste “per mantenere il focus sulla realizzazione della trasformazione richiesta e il cambiamento di business.”*

Come creare un business blueprint di programma 

Le organizzazioni spesso non investono abbastanza nella preparazione di un programma e sottostimano il tempo e il dettaglio necessario per delineare la visione e progettare il blueprint.

A volte capita che ci si butti a capofitto nella “modalità consegna” senza avere una visione coerente della capacità totale richiesta. Se non si è abbastanza attenti, questo può trasformarsi in un modello di business non allineato e inefficiente.

Il lavoro che serve a delineare il blueprint è fondamentale per stabilire le basi di un modello di business futuro coerente che tenga in considerazione processi, organizzazione, tecnologia e informazioni come una soluzione convincente e completa.

Uno degli aspetti più importanti del blueprint è che deve essere allineato alla visione futura. Alcune organizzazioni sono scettiche sul renderlo visibile, ma secondo Martin Stretton** “tutte le risorse devono sentirsi coinvolte nel processo di cambiamento, non solo il senior management.”

Questo strumento assicura che venga pianificata una maggiore partecipazione. La domanda da farsi è “come possiamo portare il team con noi in questo percorso?”

Nella definizione di ruoli e competenze, potresti aver bisogno di ruoli diversi da quelli esistenti. A questo punto, o assumi delle persone esterne o puoi formare il tuo team. Il blueprint fornisce il framework per informare le risorse su queste decisioni e proseguire nel percorso.

Il blueprint dà sostanza alla visione e include i dettagli dello stato attuale del programma (dove siamo ora), come funzionerà il modello operativo futuro (dove vuoi essere), e quali sono le differenze tra le due – in modo da poterle coprire con i progetti e altre attività del programma. Il blueprint può contenere i dettagli della struttura organizzativa futura, dei processi, funzioni e livelli di performance e di quali tecnologie ed informazioni possono servire per supportarli. In pratica, il blueprint mostra le capacità/competenze che il programma mira ad ottenere.

Blueprint POTI Model

Per sviluppare un Blueprint efficace, è bene partire identificando quali servizi saranno necessari, quali saranno fermati e quali invece dovranno subire delle modifiche. Partendo da questa analisi, è possibile sviluppare un “Modello POTI”, che aiuta a strutturare ciò che deve essere incluso e integrato in un progetto efficace:

• P – Process > Processi, modelli di business relativi a operation e funzioni che includano costi e livelli di performance.
• O – Organisation > Struttura organizzativa, ruoli, competenze, requisiti, cultura organizzativa, supply chain e stile.
• T – Technology> Tecnologia, sistema IT e tool, strumenti, macchinari e sistemazione.
• I – Information > Informazioni e dati necessari per le future operazioni di business e misurazione delle performance.

4 consigli per scrivere un blueprint

Alcuni consigli da tenere a mente nella progettazione di un blueprint:

• • Coinvolgi le giuste risorse: coinvolgi risorse che conoscano il business e che possano aiutare a definire lo stato futuro dell’organizzazione. Ad esempio i business change manager.
  • Avvia un processo iterativo: potrai sviluppare la prima bozza del blueprint basandoti sulla visione iniziale e i benefici che vuoi ottenere. Questa visione iniziale però cambierà, e man mano rivedrai i benefici e vedrai con più chiarezza i costi e le tempistiche richiesti per raggiungerli. Il blueprint potrebbe quindi cambiare. Durante lo sviluppo del blueprint potresti realizzare che il lavoro richiesto è troppo costoso, richiede troppo tempo o non porta ai benefici di cui l’organizzazione ha bisogno. Quindi potresti dover tornare indietro e ripensare ai progetti necessari per raggiungere lo stato futuro desiderato, o tornare indietro e rivedere il contenuto del blueprint.
  • Rivedi il business case complessivo: nel processo iterativo di creazione del blueprint, ad un certo punto il programma dovrebbe dimostrare un equilibrio accettabile tra costi, benefici, tempi e rischi. Una volta raggiunto l’equilibrio, puoi verificare il business case per validare la sua realizzabilità e convenienza. Dopo di che potrai approvare formalmente il business case.
  • Utilizza il blueprint nel corso del programma: durante il programma assicurati di essere nella giusta direzione. Il blueprint fornisce la base per sviluppare i requisiti di progetto e deve essere usato per controllare che gli output dei progetti contribuiranno a sviluppare le capacità aziendali richieste.

Vuoi strutturare un Blueprint di successo? Abbiamo raccolto informazioni fondamentali, consigli e best practice in una infografica che puoi scaricare gratuitamente: Strutturare e consegnare un Blueprint

In conclusione…

Quando avrai concluso il tuo blueprint e raggiunto i risultati finali attesi, puoi chiudere il programma. Come parte della chiusura puoi rivedere cosa è stato consegnato e assicurarti di avere i KPI corretti per continuare a tenere traccia della realizzazione dei benefici successiva alla chiusura del programma.

La guida MSP evidenzia l’importanza del blueprint e come possiamo usarlo, insieme ad altri elementi come il business case ed il programme plan, per progettare e realizzare un programma di successo.

Fonti: *Axelos, Managing Successful Programmes: setting the blueprint for a better future
**Axelos, A blueprint for change
Axelos, The blueprint – a cornerstone of programmes and MSP