Knowledge Sharing: l’importanza di condividere la conoscenza all’interno dell’azienda

Cos’è il Knowledge Sharing e quali strumenti utilizzare per non disperdere le conoscenze aziendali

Uno dei pilastri su cui si fonda l’azienda è la conoscenza, ovvero tutte le informazioni accumulate negli anni che consentono a dipendenti e dirigenti di lavorare sinergicamente. Ma non sempre queste informazioni sono gestite in maniera organizzata e spesso sono solo appannaggio di pochi, costringendo così i dipendenti a perdere tempo in ricerca di dati e contenuti che dovrebbero già essere condivisi con loro.

In questo articolo, realizzato in collaborazione con Pigro, analizziamo l’importanza di una strategia efficace di knowledge sharing, costruita nella cornice più ampia del knowledge management.

Knowledge sharing: cos’è?

All’interno di ogni azienda, un ruolo fondamentale è giocato dalla conoscenza e dalla
gestione che ne viene fatta.

Esistono due tipologie di conoscenza: esplicita e implicita.

Con conoscenza esplicita si intendono tutte quelle informazioni teoriche che possono essere tramandate facilmente: le policy aziendali, le schede prodotto e tutto il sapere che, avendo forma scritta, permette di essere divulgato.

Al contrario, la conoscenza implicita (o tacit knowledge), comprende tutte le informazioni acquisite attraverso l’esperienza lavorativa. Per questo motivo sono più difficili da acquisire poiché non è sufficiente la lettura di un documento ma è necessaria l’esperienza diretta.

Per un’azienda, l’acquisizione di tali conoscenze, sia esplicite che implicite, comporta costi in tempo e denaro e per questo motivo è importante che non vengano disperse.

Perché ciò non avvenga è necessario realizzare una strategia di knowledge sharing: condividere la conoscenza aziendale, tra le persone, i team e i reparti, rendendola fruibile e consultabile da tutti i dipendenti, rapidamente e ogni volta che hanno bisogno di un’informazione.

Cosa succede se non c’è knowledge sharing

La mancanza di knowledge sharing (o sharing knowledge) riduce la produttività dell’azienda causando perdite di tempo e di risorse che potrebbero essere utilizzate dai dipendenti all’interno delle proprie mansioni. I principali problemi generati dall’assenza di condivisione della conoscenza aziendale sono:

• difficoltà nel trovare informazioni: i dipendenti perdono tempo per cercare le nozioni necessarie per completare i propri task. Spesso il non poter reperire velocemente queste informazioni causa l’interruzione del flusso di lavoro, avendo ripercussioni sia sul dipendente che, talvolta, sull’intero reparto;
• il dipendente non è autonomo: non avendo la possibilità di consultare e gestire autonomamente la documentazione, il lavoratore dovrà contattare colleghi e superiori per avere accesso alle informazioni, dilatando però i tempi di risoluzione del problema;
• documenti caotici: non riuscendo a trovare il documento che stava cercando, il dipendente può pensare che esso non esista, perdendo tempo per crearne un altro. Questo non solo porta ad uno spreco di energie, ma crea anche caos all’interno della documentazione, in cui saranno presenti più file relativi allo stesso contenuto;
• perdita di conoscenze: se non tutta la conoscenza è documentata o accessibile, si rischia di perdere informazioni importanti come le best practices per la risoluzione di problemi;
• lacune nella documentazione: dal momento che i documenti non sono condivisi, sarà più difficile individuare eventuali lacune, rischiando di scoprirle nel momento in cui quelle informazioni sono necessarie, causando disservizi.

Incentivare il knowledge sharing: cosa può fare l’azienda

È compito dell’azienda mettere al servizio del dipendente tutti gli strumenti per favorire il knowledge sharing. Possono essere messe in atto varie strategie per ottimizzare la condivisione della conoscenza:

• ideare policy condivise sull’archiviazione: senza delle linee guida aziendali, ogni dipendente archivierà i propri documenti secondo regole personali, creando caos e ostacolando i colleghi che dovranno consultarli. Se invece l’azienda fornisce delle prassi comuni, anche la catalogazione avverrà in modo uniforme e organizzato;
• rendere condivisibili le conoscenze: come abbiamo visto, le conoscenze possono essere anche tacite e, per questo, difficilmente condivisibili. L’azienda deve incentivare i dipendenti a trasmettere tali conoscenze ai colleghi e renderle fruibili anche in forma scritta, evitando il knowledge hoarding. Lo stesso vale per le informazioni esplicite, che però non sempre vengono archiviate e si tramandano con il passaparola;
• promuovere la cultura della condivisione: spesso i dipendenti sono restii a condividere informazioni pensando, in questo modo, di rendersi indispensabili per l’azienda. Attraverso una cultura aziendale che incentivi la condivisione, tutti i dipendenti saranno chiamati a dare il proprio contributo e a ricevere chiarimenti, informazioni e consigli;
• fornire gli strumenti necessari: gli aspetti delineati fino ad ora non risolvono il problema del knowledge sharing se non sono affiancati da un software in grado di riunire in un’unica piattaforma tutti i contenuti, evitando dispersioni e difficoltà nella ricerca, e rendendoli facilmente interrogabili.

Knowledge management per il knowledge sharing

Come abbiamo appena visto, è compito dell’azienda mettere al servizio degli utenti tutti quegli strumenti di cui hanno bisogno per poter condividere la conoscenza aziendale. Perché le conoscenze siano effettivamente condivise, è necessaria una strategia di knowledge management.

Ma il knowledge management cos’è? Il knowledge management aziendale (gestione della conoscenza) ha l’obiettivo di riunire e organizzare tutte le conoscenze di un’azienda, il cosiddetto know how aziendale, e renderle fruibili ai dipendenti.

Spesso le aziende utilizzano knowledge management system per supportare i dipendenti nella ricerca dei contenuti aziendali all’interno della knowledge base e favorire il knowledge sharing. I software devono avere determinate caratteristiche come, ad esempio, estrarre le informazioni richieste in poco tempo, per permettere al dipendente di poter procedere con il proprio lavoro.

Inoltre la documentazione aziendale deve essere accessibile h24, per permettere a tutti i dipartimenti di svolgere ricerche in base alle loro esigenze. Per velocizzare il processo di ricerca, alcuni software di intelligenza artificiale permettono ai dipendenti di accedere direttamente al contenuto che stavano cercando, senza uso di keyword che costringerebbero a visionare interi documenti per selezionare l’informazione necessaria.

Per far circolare la conoscenza aziendale è necessaria una strategia che coinvolga tutta l’azienda, per poter così eliminare attività routinarie che fanno perdere tempo ai dipendenti e aumentare la produttività.

Pigro offre soluzioni per il knowledge management ad aziende e enti pubblici, per aiutare a trovare rapidamente informazioni all’interno della knowledge base. Se sei interessato all’argomento, visita il blog di Pigro!