AI nel Project Management: Intervista con Antonio Nieto Rodriguez

Puoi riassumere brevemente il tuo percorso professionale e come sei diventato un pioniere nell’implementazione dell’IA nel Project Management?

La mia carriera è sempre stata incentrata sul posizionare il Project Management come motore fondamentale della strategia e del valore. Dai miei primi ruoli nel settore bancario e farmaceutico al guidare iniziative di trasformazione multimiliardarie in diversi settori, ho constatato che le organizzazioni sottovalutano costantemente il ruolo strategico dei progetti e delle persone che li gestiscono.

Questa convinzione mi ha portato a intraprendere un percorso di advocacy a livello globale. Ho ricoperto il ruolo di presidente del Project Management Institute (PMI), la più grande associazione mondiale di project leadership, e ho contribuito a guidare il passaggio verso la Project Economy: l’idea che il lavoro oggi sia organizzato sempre più attraverso progetti, non processi.

Ho scritto libri come HBR Project Management Handbook e, più recentemente, Powered by Projects: Leading Your Organization in the Transformation Age, per mostrare come i leader di progetto non siano più semplici esecutori di back-office, ma veri e propri artefici del cambiamento in prima linea.

Attraverso l’iniziativa AI in Project Management (AIPM), che co-dirigo insieme a Ricardo Viana Vargas, abbiamo iniziato a esplorare il vero significato dell’intelligenza artificiale per il futuro del Project Management. Nel 2023 abbiamo lanciato la nostra prima Global Survey sull’impatto dell’IA in questo campo. Nel 2025 l’indagine è stata estesa a 870 intervistati in 97 paesi e i risultati sono chiari: l’IA non è più un’opzione, ma un elemento imprescindibile di trasformazione.

Personalmente, ho sperimentato con AI copilots nei miei progetti. E posso confermare che la tecnologia sta già replicando molte delle funzioni tradizionali del PMO, con velocità, scala e precisione sorprendente. Ciò che serve ora è una leadership che sappia sfruttare questo potenziale.

Quali sono gli insight più sorprendenti emersi dalla tua seconda Global Survey sull’intelligenza artificiale nel Project Management?

Sono emersi tre insight chiave:

1. L’IA sta diventando parte integrante dei processi aziendali. Nel nostro sondaggio del 2023, la maggior parte delle organizzazioni stava ancora esplorando l’IA in casi d’uso isolati. Nel 2025, oltre il 70% prevede che l’IA sarà co-pilota nei portfolio di progetti entro tre anni. Siamo passati dalla sperimentazione all’integrazione.
2. Il PMO tradizionale si trova ad un bivio. Le sue funzioni tradizionali – monitoraggio dei progressi, applicazione dei processi, aggregazione dello stato – stanno venendo automatizzate. Le organizzazioni che si aggrappano al vecchio modello rischiano di diventare irrilevanti. Il nuovo PMO deve concentrarsi sulla creazione di valore, sulla navigazione strategica e sulla padronanza dei dati.
3. La capacità umana è il vero fattore di differenziazione. La nostra survey ha rilevato che le organizzazioni che investono nell’AI literacy, nella change leadership e nell’ethical decision-making stanno ottenendo risultati di gran lunga migliori rispetto a quelle che si concentrano esclusivamente sugli strumenti tecnologici.

Questi risultati sono disponibili nel nostro sondaggio AIPM 2025 (slide 5-8).

Ad oggi, quali outcomes, KPI e controlli di governance si aspettano i CEO e i consigli di amministrazione in relazione all’adozione dell’IA? In che modo i professionisti possono essere il ponte tra gli strumenti di IA e il valore aziendale?

Le aspettative dei consigli di amministrazione stanno evolvendo. Non si accontentano di metriche basate sulle attività, come i tassi di completamento dei progetti o i rapporti sulle tappe fondamentali. Al contrario, si chiedono:

• Stiamo accelerando la creazione di valore?
• Stiamo riducendo il rischio strategico?
• Stiamo investendo nelle iniziative giuste al momento giusto?

L’intelligenza artificiale consente di rispondere a queste domande attraverso previsioni in tempo reale, monitoraggio dei benefici e modellazione di scenari, ma solo i professionisti sono in grado di interpretare e agire sulla base di tali informazioni.

È qui che entrano in gioco i moderni project leader. Noi serviamo da ponte tra strumenti intelligenti e valore aziendale. Poniamo domande migliori. Colleghiamo le informazioni alla strategia. E garantiamo che la tecnologia migliori, e non sostituisca, il giudizio.

Tre aree – pianificazione, mitigazione dei rischi e previsioni – riportano i maggiori vantaggi derivanti dall’uso dell’IA. Quali strumenti di IA stanno emergendo come i migliori per massimizzare i risultati?

Stiamo assistendo ad un forte slancio in quattro categorie:

• Pianificazione predittiva: strumenti come Proggio, Forecast e LiquidPlanner stanno superando le piattaforme tradizionali simulando tempistiche di consegna adeguate al rischio sulla base di dati storici reali.
• Copiloti AI per i responsabili di progetto: PMOtto.ai, che abbiamo contribuito a sviluppare, viene già utilizzato per automatizzare gli aggiornamenti, segnalare i rischi e simulare le decisioni relative all’ambito di applicazione, in linguaggio naturale, su centinaia di attività.
• Dashboard intelligenti: Wrike AI e Smartsheet AI sono all’avanguardia nel monitoraggio in tempo reale del portfolio, sostituendo le dashboard statiche con azioni e le loro priorità in tempo reale.
• Motori di analisi della comunicazione: gli strumenti che utilizzano l’NLP (natural language processing) sono ora in grado di analizzare gli appunti delle riunioni, le chat del team e persino il sentiment per individuare i rischi nascosti.

Come abbiamo sottolineato nel nostro articolo su HBR, l’obiettivo non è quello di aggiungere altri strumenti, ma di integrare l’intelligenza nel flusso di lavoro stesso.

In che misura i ruoli all’inizio della carriera sono a rischio di sostituzione da parte dell’IA? Quali programmi strutturati e pratici di reskilling sono efficaci per colmare il divario di competenze nell’ambito dell’IA?

I ruoli di progetto entry-level, in particolare quelli incentrati sulla reportistica, l’inserimento dati e il monitoraggio delle tempistiche, sono i più esposti. La nostra ricerca suggerisce che il 60% dei PMO prevede di automatizzare questi ruoli nei prossimi 3-5 anni.

Ma qui si presenta un’enorme opportunità, se le organizzazioni passano dalla sostituzione alla riassegnazione.

Stiamo assistendo al successo di programmi di riqualificazione che includono:

• AI literacy per project professionals (cosa può fare l’IA e cosa non dovrebbe fare)
• Prompt engineering (per massimizzare la produttività con strumenti come ChatGPT)
• Business storytelling e insight framing (per trasformare i risultati dell’IA in azioni concrete)

Alcune aziende stanno ripensando i ruoli junior nei progetti come copiloti di progetti di IA, integrando nuovi talenti dove l’intelligenza artificiale incontra l’intuizione umana.

Qual è il tuo consiglio ai professionisti per orientarsi e avere successo nell’attuale ambiente di lavoro?

Ecco il mio messaggio ai professionisti dei progetti:

1. Accogli l’IA, ma non inseguirla ciecamente. Impara come funziona. Comprendi dove aggiunge valore. Guida la sua applicazione con etica, determinazione e strategia.
2. Migliora il tuo ruolo. Il tuo lavoro non è fare report sui progressi, ma è realizzare il cambiamento.
3. Diventa un creatore di senso. In un mondo sommerso dai dati, la tua capacità di interpretare, inquadrare e guidare è più importante che mai.

Come abbiamo affermato nel nostro articolo su HBR: “L’IA non sostituirà i project manager. Ma i project manager che utilizzano l’IA sostituiranno quelli che non lo fanno”.