Scrum è un framework che rispetta i 4 valori e i 12 principi dell’agilità. Tutti i framework agile, come Scrum, Agile PM, … insistono sul fatto che i team migliori sono quelli che lavorano insieme, giorno per giorno, nello stesso ufficio. Ma allora come lavorare a distanza con un gruppo Scrum? Cosa succede se un team Scrum non lavora più fisicamente insieme?
Accettare il cambiamento e rivedere l’organizzazione del lavoro
Prima di tutto bisogna rendersi conto che il lavoro a distanza è una reale situazione di rottura nel modo di lavorare di un team. Non bisogna sicuramente dire: “Si continua a fare come facevamo prima ma da casa, siamo abituati a lavorare insieme, andrà tutto bene”. Questo perché certamente i team hanno l’abitudine di lavorare insieme, ma tutto cambierà nel modo di lavorare insieme. È importante riprendere tutto fin dall’inizio, che si tratti degli strumenti, dei mezzi di comunicazione o delle regole del gioco, poiché a distanza i parametri e la disponibilità differiscono. Occorre far fronte agli imprevisti e agli obblighi personali oltre a quelli professionali.
Definiamo quindi ora le nuove regole del gioco e cerchiamo di capire i nuovi vincoli e i limiti per i membri del team. Per esempio a distanza è possibile:
essere interrotti
entrare nella vita privata dei collaboratori
avere dei problemi di connessione o dei problemi tecnici
doversi occupare dei bambini
avere delle regole da rispettare
sentirsi isolati
avere difficoltà a disconnettersi dal mondo del lavoro
Di conseguenza, la prima cosa da fare è rivedere insieme il framework di lavoro, chiedere ai propri collaboratori quali sono le loro nuove regole, i nuovi orari di lavoro e i limiti di ognuno.
Come dobbiamo organizzare il lavoro?
Quali sono i nuovi orari?
Quali sono i limiti da non superare per non immischiarsi nella vita privata dei colleghi?
Quali sono i nuovi strumenti di lavoro?
Come possiamo continuare a comunicare, scambiare informazioni, continuare a lavorare INSIEME?
Bisogna allo stesso modo prendere consapevolezza del fatto che a distanza si lavori in modo diverso. La constatazione generale che emerge dal confinamento è che i dipendenti lavorano molto di più in meno tempo. Bisogna quindi tenere presente che il modo di lavorare cambia, che il contratto cambia.
I team devono avere accesso alle informazioni, essere in grado di continuare a lavorare in gruppi e cambiare tutti insieme. A tal fine si pongono due domande:
Come: quali sono le nuove regole del gioco? Come possiamo lavorare insieme nonostante il nuovo contesto? Quali sono le modalità, i nuovi strumenti?
Cosa: cosa è visibile? Cosa dobbiamo costruire insieme? Come ci assicuriamo di avere visibilità sui miglioramenti da raggiungere insieme?
Una volta che il team ha risposto a queste domande e che sono state definite le base e ristabilite le regole, non resta altro che applicare (oggi più che mai) i principi Scrum di base integrando i nuovi vincoli.
Consiglio: fate lo stesso al di fuori dei team Scrum perché ogni gruppo di lavoro è interessato da questa disgregazione e deve affrontare questa nuova modalità di lavoro.
Ispirarsi al working agreement Canva
Per aiutarvi esiste un Canva su ScrumInc, si chiama Working Agreement Canvas e aiuterà a facilitare la messa in pratica di queste nuove regole a distanza. Consiglio a tutti di compilarlo, anche con un team che si conosce bene. In particolare, riprende il nome del team, la missione, i ruoli e le responsabilità di ciascuno, ma soprattutto le regole e le guide, che rappresentano il codice di condotta (es: nessuna riunione dopo le 17:00 perché i bambini sono tornati dalla scuola).
Consiglio: questi dettagli possono sembrare scontati ed evidenti, ma non bisogna comunque sottovalutarli. Occorre inoltre tenere presente che le regole devono essere adattate in funzione del numero di team Scrum.
Essere sicuri che la comunicazione sia efficace
Analizziamo il grafico qui sotto, che rappresenta l’efficacia della comunicazione in base al canale utilizzato:
Si ottiene una comunicazione più ricca e completa attraverso un confronto faccia a faccia, di fronte a una lavagna bianca per esempio seguita da, cosa che potrebbe stupire, la conversazione video con condivisione di contenuti.
Questo significa che a distanza, se tutti i partecipanti alla videochiamata accettano di accendere la loro telecamera e di condividere lo schermo, per esempio, la comunicazione è efficace e tutti i partecipanti sono coinvolti nello scambio. In questo modo è possibile vedere i colleghi, capire se vengono interrotti, se hanno bisogno di una pausa, osservare la loro attitudine, la loro capacità di ascolto e rendersi conto del livello di comprensione attraverso degli elementi visivi e concreti.
Consiglio: non si può forzare qualcuno ad accendere la propria webcam, ma è comunque preferibile chiedere a tutti di accenderla, anche a costo di sfocare o modificare lo sfondo.
Bisogna quindi rivedere insieme le regole di scambio e di comunicazione integrando anche i limiti personali di ciascuno e i (nuovi) strumenti.
Mantenere le formalità e scegliere degli strumenti efficaci
Di per sé, le formalità non cambiano, ma bisogna assicurarsi di avere i mezzi e gli strumenti a distanza per sostituire gli strumenti fisici abituali. In pratica i team Scrum sono già ben organizzati tranne quelli che non sono affatto digitalizzati. Se questo è il caso, è necessario indirizzare il problema nella parte “come” (es: come passare dal post-it fisico al post-it digitale?).
Scrum non consiglia delle nuove regole per lo svolgimento di meeting a distanza e raccomanda l’abitudine dell’auto-organizzazione, ponendosi sempre le giuste domande sulla loro efficacia. Le formalità sono sempre attuali, il lavoro a distanza non le deve cambiare. Un daily Scrum è sempre un daily Scrum, ma con la webcam, per condividere l’avanzamento del kanban Trello, per esempio, e lo stesso vale per retrospective meeting e dimostrazioni dei clienti.
Per queste ultime sarà necessario organizzare un punto specifico con il Product Owner (PO) per precisare il “come”.
Se si tratta di una consegna fisica, nel “come” si spiegheranno tutte le precauzioni, le regole e le norme sanitarie necessarie.
Se si tratta di una consegna a distanza, bisogna ugualmente rivedere le regole e prevedere il giusto supporto per la dimostrazione (webcam, diapositive, ambiente di prova,…) al fine di avere uno scambio fluido ed efficace valutando le reazioni in diretta del cliente, i suoi atteggiamenti e i gesti.
Consiglio: eccovi una lista non esaustiva degli strumenti in grado di aiutarvi a migliorare le vostre formalità Scrum a distanza: Trello, Miro, Klaxoon, Mentimeter, Mural, Kahoot, Jira, Wrike, Scrum Time, Slack, Team, Skype, Zoom, Discord, Meet, Spatial.io…
Unire e gestire tutte i team
Bisogna fare attenzione a mantenere visibile il lavoro dei team! Quando i team sono a distanza è raccomandabile rendere il product backlog il più trasparente possibile, di assicurarsi che tutti i team abbiano un punto di vista trasversale e che l’insieme dei product backlog sia disponibile attraverso uno strumento comune. In questo modo i team condividono una visione chiara degli sviluppi dei prodotti in corso.
Quando l’azienda è composta da numerosi team Scrum o pratica l’agilità su scala, vengono formati gruppi specifici per garantire una chiara gestione del “come” e del “cosa”. Seguendo le indicazioni del canva Scrum@scale, ad esempio, ci si occupa di gestire la responsabilità del «cosa» (prodotto) e del «come» (processo) attraverso due team dedicati. L’obiettivo è quello di eliminare inutili conflitti organizzativi che impediscono ai team di raggiungere la loro produttività ottimale e di ottimizzare le collaborazioni.
Consiglio: mantenete sempre uno spirito “lean” valorizzando lo scambio intorno al valore aggiunto delle vostre pratiche con i vostri team.
Damien Galzi
Coach Agile da oltre 5 anni, Damien accompagna le aziende nello sviluppo dei loro progetti di trasformazione digitale, i loro percorsi di continuo miglioramento e le loro ricerche di performance di gruppo R&D in prospettiva Lean e Agile. È certificato CSM, CSP, PMP, Lean 6 Sigma Green Belt e Coach Agile (TSP).
